Vertrouwen in de personeelsplanning: Ik vertel je nooit wat Klaas of Truus heeft
Vandaag is weer zo’n dag dat ik enorm veel privé-informatie krijg toegespeeld terwijl ik daar eigenlijk iets te weinig tijd voor heb. De vraag die ik stel is eenvoudig: “Zou je morgen willen invallen?” Met een simpel ‘ja’ of ‘nee’ als antwoord kan ik snel weer verder. Echter, als het antwoord ‘nee’ is, duurt het langer voordat ik de volgende kan bellen met dezelfde vraag. Mensen vinden het lastig om ‘nee’ te zeggen en leggen daarom uit waarom ze niet kunnen.
Vaak zijn dat leuke plannen, zoals: “Ik ga een dagje naar een pretpark of festival.” Veelal krijg ik eerlijke reacties, zoals: “Liever niet, mijn kinderen zijn ziek en ik heb al dagen zo slecht geslapen.” Maar soms krijg ik ook een waterval aan privé-informatie over iemands geestelijke of fysieke gezondheid. Het is uiterst gevoelige informatie waarbij mijn discretie essentieel is. Mensen kunnen mij hierop echt vertrouwen. Ook al vraagt een collega wel duizend keer waarom ‘Klaas’ of ‘Truus’ afwezig is, mijn lippen zijn verzegeld. Vertrouwelijkheid is cruciaal in personeelsplanning.
Medische informatie en vertrouwelijkheid
Soms krijg ik iets te horen wat medisch gezien onjuist is. Dan vraagt iemand bijvoorbeeld zes weken ziekteverlof aan voor een kleine ingreep waar slechts tien dagen herstel voor staat. Dit komt voort uit angst voor complicaties, omdat het voor de aanvrager gevoelsmatig een grote ingreep is. Voor de personeelsplanning maakt het echter een groot verschil of ik iemand slechts tien dagen moet vervangen of zes weken. In zo’n geval stuur ik een folder over de ingreep en de hersteltijd naar de teamleider of HR. Ik vraag hen of ze nog eens met de medewerker in gesprek kunnen gaan over de herstelperiode en aan mij willen terugkoppelen wat ze hebben afgesproken.
Het is tijdrovend, maar super fijn wanneer collega’s mij vertrouwen in de personeelsplanning. Ik zorg ervoor dat ze weten dat ‘nee’ een normaal antwoord is op een ‘invalvraag’. Nee heb ik, ja kan ik krijgen, dat is mijn insteek. Het is me mijn tijd meer dan waard om een luisterend oor te zijn, empathisch te reageren en discreet te blijven. Zo bouw je een vertrouwensband op, en die ene ‘nee’ wordt de volgende keer zomaar een ja!
