Maak van een nee- een ja-zegger

Planners-Bingo; Maak van een nee- een ja-zegger! 

Als je voor non-deskmedewerkers plant, dan verloopt het contact met hen voornamelijk via de telefoon of de mail omdat je iemand niet even één twee drie kan aanschieten. Mailtjes, belletjes of Whatsappberichten gaan vaak over verlof of openstaande diensten. Een beller is sneller dus bij acute uitval pak je als planner meestal de telefoon om een invaller te vinden. 

Je wil ook in zo’n situatie eerlijk roosteren. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Vaak zijn het steeds dezelfde die ja zeggen. Als ervaren planner weet je gelijk wie dat zijn. Het is verleidelijk om deze ja-zeggers als eerste te bellen. Je bent anders soms vele telefoontjes en appjes verder voordat je iemand gevonden hebt terwijl de tijd dringt. Alleen weet je stiekem zelf ook wel dat deze ja-zeggers nooit nee durven te zeggen of zullen zeggen. En dat je als planner professioneel moet zijn door deze medewerkers te beschermen tegen zichzelf, jou en hun team.   

Hoe? Door toch iedereen te blijven bellen en je tactiek op de nee-zeggers aan te passen. Een beetje humor en het stellen van doelstellingen helpen je om dat vol te houden. 

Om onszelf uit te dagen én de moed erin te houden, hebben wij op de afdeling de Planners-Bingo ingevoerd.  Dit is een maandelijks lijstje  met typetjes die we tegenkomen en hoe we daarmee omgaan. Uiteraard plakken we er geen collega´s aan want we waarderen iedereen die zich voor onze organisatie inzet. De uitdaging is dat de planners van een notoire nee-zegger, een snellere ja-zegger maken zodat we eerlijker roosteren. Dat we daarbij regelmatig een grote lach op ons gezicht hebben omdat het lukt, is mooi meegenomen.  

We proberen iedere keer een andere benadering uit. Wat werkt, schrijven we op zodat we steeds beter worden in ons vak. We turven per gekozen typetje hoe vaak het gelukt is om van een nee een ja te maken. Als de bingokaart aan het einde van de maand met minimaal 6 streepjes gevuld is, trakteren we elkaar op iets lekkers. Per maand hebben we 3 tot 6 nieuwe nee-zegtypetjes. Sommige typetjes die we lastig blijven vinden, komen na een tijdje weer terug. 

Bingo jij mee?   

We delen er eerst 3 want anders wordt deze blog te lang ;). Als planners het leuk vinden, dan kunnen we dit maandelijks voortzetten. Groot voordeel van dit spel is dat we steeds minder nee-zeggers hebben en veel meer ja-zeggers. Ons werk is er dus niet alleen leuker maar ook makkelijker door geworden.

Probeer het eens. Print de Bingo-kaart uit en ga ermee aan de slag. Spreek de regels met jezelf of de andere planners af en plan een eventuele beloning in voor als het gelukt is.  

1. AS-ers; Deze mensen leiden structureel aan een vorm van aanstelleritis. Kunnen ze niets aan doen. Over het algemeen is er weinig aan de hand maar bij invallen voelen ze altijd een griepje opkomen. Soms vertellen ze je zelfs op welke dag ze verwachten weer beter te zijn. Meestal is dat toevallig weer op de dag dat ze alweer staan ingeroosterd.  

BINGO:

• Zeg; “Wat vervelend voor je, dan kan gebeuren. Ik begrijp dat je anders graag een keer had ingevallen toch?” (wacht op ja). “Het zal waarschijnlijk niet nodig zijn maar mag ik je volgende week bellen als ik een vervanger nodig heb? Kan jij er met haakjes rekening mee houden en het wordt enorm door alle collega’s gewaardeerd!” 
  • Ja natuurlijk; “Echt super bedankt!”  
  • Nee dat komt niet uit; “Begrijp ik. De week daarop dan?”. Dit doe je net zo lang tot je een ja hebt.

2. Eenrichting Verkeersleiders; Deze mensen doen hun werk en dat is het dan ook. Ze hebben niets voor een werkgever of collega’s over. Je hebt alles al geprobeerd waaronder een gesprekje met zijn of haar leidinggevende maar niets helpt. Contract is contract en daar staat collegialiteit niet in vermeld. Invaller nodig? Niet hun probleem. Ikke, ikkke, ikke en de rest kan….  

BINGO:

• Het helpt soms om voorzichtig aan te geven dat je merkt dat het een eenrichtingsverkeer is. Sta onbevooroordeeld open voor een gesprek, neem de tijd en vraag hoe het zo is gekomen? Sommigen zijn strikt principieel maar bij de meeste blijkt er nog oud-zeer te zitten. Als je de reden van de weerstand weet, dan kan je er ook wat mee doen. Hoe betere vertrouwensband met jou als planner, hoe eerder iemand geneigd is om toch een keer ja te zeggen. 
• Echt een egoïst te pakken? Dan kan je weinig doen behalve blijven bellen. Juist niet overslaan. Iemand voelt vanzelf wel aan dat je hem of haar niet met rust laat. Groepsdruk kan soms ook helpen. Bedank mensen die invallen openlijk. Het gaat dan ook opvallen wie dat dus nooit doet.

3. Onderdeplakkers; Deze medewerkers beslissen niets, maar dan ook niets zonder het thuisfront. Herkenbaar aan uitspraken zoals: ‘Moet ik eerst aan de baas thuis vragen of het lukt” of “Nee, ik heb met mijn vrouwtje afgesproken en daar moet ook voor gezorgd worden hé?”

BINGO:  

• Vaak wordt ervan uitgegaan dat je als planner niet op het antwoord wacht maar je kan prima in de wacht staan terwijl iemand het thuisfront belt. Bied dat dan ook aan.  
• Vraag anders wanneer de partner bereikbaar is en wanneer degene het je kan laten weten.
• Vraag bij iemand die je wat beter kent of het beter is als je bij een volgend verzoek gelijk even zijn vrouw belt (geen vooroordeel maar meestal is het de man die met de vrouw moet overleggen omdat hij de planning thuis niet kent).
• Stel één of twee weken voor waarin je iemand als invaller op de reservelijst zet.

Naast deze Bingo, reiken we jaarlijks een prijsje uit voor degene die het meeste ingevallen heeft en een aanmoedigingsprijs aan een groepje medewerkers dat het minst ingevallen heeft. Uiteraard alleen aan degene waarvan we weten dat er geen privéomstandigheden zijn die hiertoe leiden. Medewerkers kunnen er vaak om lachen en zeggen sneller ja om maar niet weer bij het laatste groepje te horen. Zoals gezegd, met een beetje humor kom je samen verder.  

Veel succes met het behalen van een monsterscore!

Delen van andere type nee-zeggers kan via hallo@planningtosucces.nl. Als de animo groot is dan delen we een Planners-Bingo in een maandelijkse plannersblog via onze site en LinkedIn.