Werk aan je probleemoplossend vermogen en word Chef-Bezetting
Koken is mijn hobby maar eerlijk gezegd verloopt dat niet altijd volgens plan. Soms mislukt een gerecht waardoor ik moet improviseren met wat er nog in de koelkast ligt om alsnog een smakelijk gerecht op tafel te krijgen. Dat geldt ook voor mijn werk als personeelsplanner. Er zijn talloze situaties waarin er iets misgaat waardoor er snel denkwerk en improvisatie vereist is. Dan voel ik me als een Chef-kok in een drukke keuken. Ik moet snel reageren op problemen want anders wordt de bezetting een chaos en de prestaties ondermaats.
Toen ik net als personeelsplanner startte, gaven ad-hoc problemen me veel stress. Maar net zoals mijn kookkunst met de jaren vaker lukt dan mislukt, zo weet ik inmiddels ook in mijn werk sneller tot betere oplossingen te komen. Al doende leert men natuurlijk maar daarnaast heb ik mezelf ook bewust getraind in het verbeteren van mijn probleemoplossend vermogen. De werkstress die ik anders zou ervaren, zou ik niet lang volhouden en daar vind ik dit vak veel te leuk voor.
Met deze vier tips werk je als Personeelsplanner aan je probleemoplossend vermogen om een Chef-kok van de bezetting te worden:
Tip 1. Focus op het behalen van de gewenste prestaties en resultaten
Een goede Chef-kok is opgeleid en blijft kalm onder druk doordat die weet welke ingrediënten er nodig zijn om een perfect gerecht te maken. Voordat een gerecht de tafel van een gast bereikt, gaat er veel voorbereiding aan vooraf. Als Personeelsplanner moet je ook weten welke resultaten je wilt behalen en hoe je alle ingrediënten kunt inzetten om succesvolle planning op te leveren. Leer de juiste ingrediënten te mixen door inzicht te hebben in de werkvraag, de bezettingseisen, de roosterregels, CAO, ATW enzovoort. Maak een lange termijn plan waarop je wekelijks en vervolgens dagelijks kan bijsturen. Planmatig werken zorgt dat je bij (ad-hoc) problemen sneller en beter handelt doordat je weet wat de doelstellingen zijn.
Tip 2. Blijf alert op personeelsproblemen en los ze snel op; wees collegiaal
Een Chef-kok proeft voortdurend of alle smaken in balans zijn. Als Personeelsplanner dien je steeds te controleren of de bezetting in balans is en je collega’s nog prettig hun werk uitoefenen. Wees alert op personeelsproblemen en reageer snel om ze op te lossen. Wacht niet af bij onderlinge conflicten, te hoge werkdruk of wanneer je merkt dat een medewerker niet lekker in diens vel zit. Uitval is desastreus, zeker in de huidige tijd van personeelstekorten. Wees collegiaal door dit soort problemen snel bespreekbaar te maken. Communicatie en empathie zijn belangrijke ingrediënten voor een planner bij het oplossen van problemen.
Tip 3. Werk flexibel samen met alle betrokkenen
Wees de Chef-kok van de personeelsplanning door samen te werken met alle stakeholders zoals het bestuur, management, financiën, HR, sales en uiteraard de medewerkers. Toets of de planning voldoet aan de organisatiedoelstellingen terwijl medewerkers ook tevreden zijn. Blijf openstaan voor nieuwe ideeën en oplossingen, en wees niet bang om van smaak of gerecht te veranderen als dat nodig is. Als het team prettig kan werken doordat jij flexibel bent en rekening houdt met hun wensen, zet je als planner een geweldig gerecht op tafel.
Tip 4. Evalueer de resultaten om herhaling van problemen te voorkomen.
Een Chef-kok evalueert gerechten en verbetert deze naar aanleiding van het resultaat. Gerechten worden uitgeschreven in nauwkeurige recepten waardoor er grip op het eindresultaat is. Erg handig wanneer je werkt met een team van koks, of in ons geval met meerdere planners op een planbureau.
Voorkom herhaling van problemen door de uitkomsten van het planproces te evalueren. Wat zijn de resultaten en hoe ver ligt dit af van de gewenste resultaten? Kunnen we het proces beter omschrijven en navolgen? Moeten we ergens op bijsturen of was het voor iedereen duidelijk? Zijn medewerkers tevreden en houden ze het goed vol? Zien we terugkerende problemen die een dieper liggende oorzaak hebben en we moeten melden? Als je deze informatie inzichtelijk hebt, dan kun je dit gebruiken voor je volgende kookkunstje. Vergeet ondertussen ook niet een kookboek, of te wel roosterbeleid, te maken of aan te passen zodat de planning goed over te nemen is.
Net zoals een Chef-kok steeds de smaken bijstuurt om balans in gerechten te brengen, moet ook een goede personeelsplanner altijd alert blijven. Met een sterk probleemoplossend vermogen, laat je zaken niet op zijn beloop maar reageer je snel op personeelsproblemen voor een goed werkende planning. Niet te zout, te zuur, te zoet of te bitter maar evenwichtig plannen zonder te veel werkstress!
