Hoe spreek je elkaar effectief aan op onproductief gedrag?
Een collega die weer eens te laat op een dienst is of gewoon helemaal niet komt opdagen. Iemand die nooit voor een ander wil invallen of een verlof wil verzetten. Een inefficiënte werkwijze van het planbureau omdat planners elkaar niet zeggen wat de ander weer eens niet opgepakt heeft (denk aan driehonderd openstaande mail-verlofverzoeken). Leidinggevenden die medewerkerswensen toezeggen zonder overleg met de planning. Roosterregels die structureel worden genegeerd. Allemaal irritaties en problemen waar we met een ander over praten maar niet in het team of tegen de specifieke collega’s. Simpelweg om de harmonie te bewaren of omdat we vinden dat het onze verantwoordelijkheid niet is. Maar vaak ook omdat we niet weten hoe we elkaar moeten aanspreken op onproductief gedrag.
Terwijl we proberen om relaties goed te houden door om elkaar heen te dansen, bereiken we het tegenovergestelde namelijk minder werkplezier, een voelbare spanning en een mogelijk slechtere planning. Kunnen we ons dat wel veroorloven? Waarom is het zo belangrijk om elkaar toch aan te spreken? En hoe doen we dat zonder de relatie op spanning te zetten?
Positieve werkomgeving
Elkaar aanspreken gaat een laagje dieper dan het geven van feedback. Het raakt aan persoonlijke- en organisatie waarden. Het gaat over hoe wij hier met elkaar en met onze klanten om willen gaan en raakt aan ons morele of ethisch kompas. Aanspreken is dan ook niet voorbehouden aan een leidinggevende maar de verantwoordelijkheid van alle medewerkers. Wanneer teamleden elkaar respecteren en ondersteunen, werken ze effectiever samen, communiceren ze openlijk en zijn ze gemotiveerd om samen doelen te halen. Door te praten over welk gedrag je van elkaar verwacht, voelen medewerkers zich veilig, stel je normen vast en stimuleer je een positieve werkcultuur. Er heerst een goede balans tussen ruimte geven en grenzen stellen.
Voor de personeelsplanning kan je bijvoorbeeld samen bepalen welke organisatienormen en kernwaardes relevant zijn. Welk gedrag van medewerkers is daarbinnen acceptabel en waar spreek je elkaar op aan?
Verbeter de communicatie
Wanneer onproductief gedrag onaangesproken blijft, kan dit leiden tot spanningen en conflicten. Irritaties lopen op, collega’s praten niet meer met elkaar en het onderlinge vertrouwen is ver te zoeken. Door het gedrag echter aan te pakken, kan je de communicatie verbeteren en teamleden helpen om zich meer op hun gemak te voelen bij het uiten van hun gedachten en meningen. Dit zorgt dat teams beter gaan functioneren en problemen oplossen.
Je kan medewerkers nog zo evenwichtig inplannen, wanneer onderlinge irritaties voortbestaan, leidt de planning niet tot beter resultaat. En dat geldt natuurlijk ook voor de planners op het planbureau. De best mogelijke planning opleveren doe je samen door kritisch te zijn op elkaars werkwijze en in het volgen van procedures.
Verhoog de productiviteit
Aanspreken is niet alleen goed voor het team maar levert ook nog eens geld op. Irritatie is voor de meeste mensen een grote afleiding. Een interpersoonlijk conflict zorgt dat onze hersenen zich minder goed concentreren op onze taken. Het houdt ons bewust en onbewust bezig waardoor we minder productief zijn. Wanneer we instaat zijn om het bespreekbaar te maken, dan doorbreken we deze cirkel. We denken in oplossingen, geven grenzen aan of spreken met elkaar de verwachtingen en taakverdeling beter af. Allemaal zaken waardoor de algehele productiviteit verbetert en dus ook de persoonsplanning.
Elkaar aanspreken is professioneel
Wanneer negatief gedrag onbesproken blijft, loopt een organisatie het risico om een waan van onaantastbaarheid te creëren dat voor veel genoemde problemen kan zorgen. Elkaar aanspreken stimuleert daarentegen de professionaliteit op de werkvloer. Wanneer teamleden respectvol en professioneel zijn, worden ze door anderen gezien als bekwaam en betrouwbaar. Dit kan leiden tot betere relaties met klanten/cliënten, leveranciers en andere stakeholders, wat de hele organisatie ten goede komt.
Hoe spreek je elkaar effectief aan op ongewenst gedrag? Zes tips;
- Wees specifiek over wat het probleem is en hoe het team eronder lijdt.
- Wees respectvol wanneer je op negatief gedrag aanspreekt. Stop met roddelen over elkaar. Als het om één collega gaat, zoek dan de privacy op en kies het juiste moment zorgvuldig. Vermijd beschuldigende taal en focus op het gedrag, niet op de persoon.
- Wees proactief en pak negatief/onproductief gedrag zo snel mogelijk aan om te voorkomen dat het een groter probleem wordt.
- Wees constructief en luister goed naar elkaars perspectief en erken gevoelens. Probeer elkaars standpunt te begrijpen en werk samen om een wederzijds aanvaardbare oplossing te vinden.
- Wees consistent. Door negatief gedrag consistent aan te pakken. Zo zorg je ervoor dat iedereen aan dezelfde standaard wordt gehouden.
- En als laatste volg op. Grote veranderingen gaan in kleine stapjes. Plan vervolgmomenten om ervoor te zorgen dat gedrag blijvend verbetert, zowel in teams als met een individuele collega. Blijf positief, vraag of bied ondersteuning en blijf elkaar aanmoedigen.
Wanneer je beseft dat aanspreken op onproductief of negatief gedrag waardevol is en je weet wat ervoor nodig is, zal je het makkelijker doen. Als kers op de taart krijg je meer zelfreflectie doordat collega’s ook jou durven aan te spreken. Door vaker aan te spreken én aanspreekbaar te zijn, laat je zien dat je tolerant bent én grenzen stelt. Dans niet om elkaar heen maar met elkaar, dat is veel leuker.
Meer weten over hoe je elkaar effectief kan aanspreken? Gytha Heins heeft er een groot onderzoek naar gedaan. De resultaten heeft ze verwerkt in het boek “Aanspreken, Gewoon Doen” wat je hier kan vinden; Succesvol aanspreken in een aanspreekcultuur.
