Actief luisteren onder werkdruk

  • Blogs, Leven van een planner, Operationeel
  • Geen reacties
  • Sjifra van Maanen
Actief Luisteren onder werkdruk

Actief luisteren onder werkdruk 

Herken jij dat? Je zoekt een invaller en spreekt een collega aan of belt even op. Het enige dat je hoort is de Ja of de Nee maar bij de rest van het gesprek verslapt je aandacht.  Of je collega’s op kantoor praten tegen je over iets op de afdeling. Je probeert geïnteresseerd te kijken maar in je hoofd denk je aan hoe je de onmogelijke berg werk afkrijgt.   

Dit wordt ook wel vermijdend luisteren genoemd en iedereen maakt zich er wel eens schuldig aan, zelfs de meest ervaren planners.  We zijn afwezig en soms lezen we zelfs onze e-mails of sturen alvast appjes naar andere collega’s terwijl we ‘luisteren’. Uiterst inefficiënt want terwijl wij denken te multitasken, merkt de ander gelijk dat we niet luisteren. Het vervelende is dat we hierdoor onze collega’s juist irriteren, ergeren of zelfs boos maken. Precies wat in de personeelsplanning tegen ons werkt.  

Als planner word je regelmatig overvraagd waardoor actief luisteren lastig is. Natuurlijk kan je eerlijk tegen je collega zeggen dat je geen tijd hebt waardoor deze afdruipt. Gelijktijdig weet je dat het een onmisbare vaardigheid is om je werk goed te doen. Door actief te luisteren weet je wat er speelt, kan je de ander sneller overtuigen en kan je een evenwichtige planning opleveren.  

In 2014 onderzocht een groep Japanse onderzoekers de werking van actief luisteren door een functionele MRI-scanner. Zij ontdekten dat als je tijdens een gesprek merkt dat de ander actief luistert, er een neurale activiteit plaatsvindt in het ventrale striatum van je hersenen. Ook wel het ‘beloningscentrum’ genoemd. Dit gedeelte licht bijvoorbeeld ook op als je hoort dat je geld terugkrijgt van de belastingdienst.   

Ook bleek uit het onderzoek dat de voorste rechter insula van de hersenen actief wordt. Dit gedeelte is verbonden met positieve emoties. Dus als iemand merkt dat je actief luistert, zal diegene sneller een positieve associatie aan jou verbinden. Dit zorgt ervoor dat hij /zij sneller iets van jou aanneemt of voor je doet. 

Win win win maar hoe luister je zonder dat stemmetje in je hoofd? Door bewust je aandacht te houden bij de ander. Wil oprecht de ander het gevoel geven dat je hoort wat diegene zegt en dat je hem/haar begrijpt. Bedenk jezelf daarbij dat dit een essentieel onderdeel is van je werk.

Grondleggers van het actief luisteren, Carl Rogers en Richard Farson, omschreven drie manieren die helpen om de ander beter te begrijpen: 

  • Luister naar de totale betekenis: let goed op de inhoud én de onderliggende emoties. 
  • Reageer op gevoelens: wanneer je emoties opmerkt van jouw gesprekspartner, reageer daar dan op. Zo laat je zien dat je de emotie achter de inhoud begrijpt. 
  • Pik alle signalen op: dit is gemakkelijker wanneer je iemand persoonlijk iets vraagt maar zeker niet onmogelijk door de telefoon. Niet alle communicatie is verbaal, let óók op non-verbaal gedrag. Bij een telefoongesprek is dat bijvoorbeeld de klank van iemands stem of juist langere pauzes waardoor je voelt dat er iets speelt.  

Om deze actieve vorm van luisteren onder de knie te krijgen, moet je de drang onderdrukken om bijvoorbeeld andere zaken te willen doen. Vervolgens  luister je om de ander écht te begrijpen en tegemoet te komen. Stel bijvoorbeeld de volgende vragen: ‘Wat betekent dit voor jou?’, ‘Wat vind je van..’, of ‘Wat was je eerste reactie toen je … hoorde?’ Zeker wanneer je merkt dat er meer bij een collega speelt, moet je in de actief luisterstand gaan staan. Je kan hiermee ziekteverzuim of erger voorkomen doordat je wat verder wegstaat dan een leidinggevende. Komt het echt niet uit, vraag dan of je de collega later even terug mag bellen en doe dat dan ook.

Het toepassen van actief luisteren is moeilijk maar eenmaal onder de knie, zal dit je steeds beter afgaan. Uiteindelijk scheelt het je ook tijd doordat collega’s je sneller tegemoetkomen bij een verzoek rondom de planning. Je hoeft ook geen collega’s meer af te poeieren omdat de werkdruk zo hoog is. Sterker nog, het geeft zowel jou als je collega’s een goed gevoel. Wat ervoor zorgt dat jullie beiden de werkdruk door oplopende personeelstekorten beter aankunnen. Alleen ga je sneller maar samen kom je verder.  

 

 

Operationele Planning

Ook plannen voor diverse opdrachtgevers bij het allerleukste planbureau? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.

Anderen lezen ook