Steevast zijn de verwachtingen bij planningssoftware (soms te) hooggespannen. Als die eenmaal is aangeschaft en ingevoerd, gaat plannen en roosteren bijna vanzelf en kost die klus veel minder tijd. Denkt men. Om maar meteen een misverstand op te lossen: er is geen gouden knop die al je planningsproblemen oplost. Goede planningssoftware is een zeer nuttig hulpmiddel, maar de kwaliteit van de mensen die ermee werken en van je HR- en planningsprocessen bepaalt uiteindelijk het succes.
Natuurlijk zijn er nog – meestal kleine – bedrijven die plannen en roosteren in Excel-spreadsheet. Maar in de meeste organisaties waar men de hulp van Planning To Succes inroept, wordt al professionele software gebruikt. Vaak een prima oplossing, maar toch een bron van klachten en gedoe. Van teleurstelling ook: de software zou toch een einde maken aan de roosterproblemen?
Pianist zonder gevoel voor muziek
Leveranciers van planningssoftware leveren doorgaans een goed product. Ze zorgen voor de installatie, zorgen dat het werkt en trainen meestal ook de medewerkers die ermee aan de slag gaan. Maar dan….
Een planner is als een pianist: het maakt niet uit of je op een piano, een klavecimbel of orgel speelt. Doordat hij de benodigde kennis, ervaring en vaardigheden heeft. Hij kent het proces heel goed, weet hoe het budget is opgesteld en de software ondersteunt hem bij het kiezen van de juiste personen en middelen. Ook hier geldt: oefening baart kunst. Als je geen gevoel voor muziek hebt, geen noten kunt lezen, niet weet welke toets welke klank geeft, dan krijg je nooit een mooie melodie uit de piano.
En dat is precies wat vaak gebeurt: een manager of medewerker van een afdeling krijgt de taak erbij om de roosters te maken. “Je werkt hier al zo lang; jij weet wel hoe het gaat.” Dat is inhoudelijk wel zo, maar planningstechnisch zeker niet. Je krijgt twee of drie dagen training met de software en dan ben jij opeens de planner. Zoek het maar uit.
Sturend hulpmiddel met meerwaarde
De overstap naar planningssoftware vraagt een gedegen voorbereiding. Een belangrijk onderdeel daarvan is alle werkprocessen tegen het licht houden. Dan weet je wat en wie wanneer nodig is, welke kwaliteiten er nodig zijn en dat voer je in het plansysteem in. Dat is vaak meteen hét moment voor procesoptimalisaties.
Als je dat goed aanpakt, dan heeft planningssoftware absoluut meerwaarde. Een voordeel is bijvoorbeeld dat die rekening houdt met de wet- en regelgeving op het gebied van rusttijden. Daarnaast is het inregelen van een eventuele CAO, of nog beter: meerdere CAO’s, een absolute meerwaarde. Het is daarmee een sturend hulpmiddel. Het helpt de planner om het juiste poppetje met de juiste competenties in te zetten op het juiste moment, rekening houdend met alle regeltjes.
Nog waardevoller is het als er verdieping in het systeem zit. Bijvoorbeeld takengericht plannen: dat de medewerker niet alleen weet dat hij vandaag moet werken, maar ook nog waar en wat hij moet doen. Als er dan ook nog een verdiepingsslag gemaakt kan worden richting financiën dan is de planner in staat om vanuit budgettering te plannen.
Tip
Tot slot een tip: betrek de toekomstige gebruikers van de software al vroegtijdig bij de invulling. Dat maakt dat het systeem straks helemaal aansluit op de werkprocessen en wat voor een effectieve planning nodig is. De planner hoeft dan later ook niet meer op zoek naar de gouden knop. Met alle toetsen weet hij elke keer een meesterwerk te componeren.
