Personeelsplanning BOA’s Amstelveen: Rust en Structuur
Interview met Sonja de Kwant – Planexpert
Sonja de Kwant kan lezen en schrijven met de BOA’s van Amstelveen. Andersom weten de handhavers van de gemeente dat ze op haar kunnen rekenen. Ze verzorgt de planning en alle roosters voor de veertig medewerkers. “Het allerleukste is dat je de organisatie én de medewerkers kunt helpen. Structureel, maar ook met oplossingen voor onvoorziene problemen.” Sonja werkt sinds half 2020 bij Planning To Succes en zit minstens één dagdeel per week op kantoor bij de afdeling Handhaving in Amstelveen.
Wat deed je daarvoor?
“Daarvoor werkte ik in de reiswereld: ik organiseerde reizen en evenementen voor bedrijven. Voor groepen van tien personen en meer. Vaak ging ik ook mee om zo’n reis te begeleiden.”
Dat viel natuurlijk stil door corona…
“Ja, helaas, ontslagen waren onvermijdelijk. Ik kende John (Tier, een van de directeuren-eigenaren van Planning To Succes, red.) van vroeger en hij vroeg of ik eens kwam praten want hier hadden ze juist mensen nodig. Er zijn best veel raakvlakken tussen plannen en mijn oude werk: je moet nauwkeurig werken, gestructureerd en georganiseerd. Maar ik ben wel flexibel, want er kunnen zich altijd wijzigingen voordoen, en ik ben gewend heel veel ballen tegelijk in de lucht te houden.”
Hoeveel uur werk je?
“28 uur per week. Ik houd me vooral bezig met de personeelsplanning van de afdeling Handhaving in Amstelveen. Die hebben de planning van de buitengewoon opsporingsambtenaren (BOA’s) helemaal aan ons uitbesteed. Ik werk er eigenlijk alle dagen van de week wel aan, maar elke donderdagochtend zit ik daar op kantoor. Voorheen was er geen vaste planner – iemand deed het erbij – en met mijn komst is er meer rust gekomen. Ik maak niet alleen de werkroosters voor de veertig BOA’s, maar ik plan bijvoorbeeld ook al hun trainingen in.”
Waarom is het belangrijk dat je daar elke week op kantoor zit?
“Je merkt dat de mensen het fijn vinden. Het is laagdrempelig, ze kennen me en durven makkelijker op me af te stappen. Of het nu gaat omdat iets niet duidelijk is of om een verlofdag aan te vragen. Andersom kan ik iemand rechtstreeks aanspreken als ik plotseling een gat in het rooster moet vullen en hij of zij loopt net voorbij. Ook het management vindt het gemakkelijker om wijzigingen of trainingen samen door te nemen en direct op te lossen. Dat scheelt weer heen en weer mailen.”
Wat hebben de gemeente en de medewerkers eraan dat Planning To Succes de planning verzorgt?
“Er is rust en duidelijkheid gekomen. In het verleden waren de BOA’s niet erg tevreden over hun roosters. We hebben hen daarom bij de planning betrokken en gevraagd: ‘Waar word je blij van? Heb je wensen, geef ze door.’ Toen bleek dat de één liever dagdiensten loopt en de ander juist liever avonddiensten. Of werken in een even of oneven weekend. Dat hebben we allemaal in kaart gebracht en er zoveel mogelijk rekening mee gehouden bij het maken van de roosters. Ondertussen letten we er natuurlijk wel op dat de capaciteit en bezetting kloppen.”
Heeft dat geholpen?
“Ja, dat nam veel onrust weg. Ze voelden zich gehoord. Maar er was nog een andere belangrijke vooruitgang: er kwam meer structuur en inzicht. Voorheen was het niet bekend hoeveel uren werd gelopen op de verschillende taken, zoals afval en fiscaal (parkeercontroles, red.) en dus ook niet of dat overeenkwam met de begroting. Doordat wij dat wel inzichtelijk maakten, bleek dat ze mensen tekortkwamen: voor het gewenste aantal fiscale diensten waren gewoon te weinig BOA’s in dienst.”
Lukt het om rekening te houden met de verschillende belangen van de diverse betrokkenen?
“Ja, als je daar maar bewust van bent. En zorgt voor een goede onderbouwing. De managers moeten zich verantwoorden tegenover de wethouder – over de kosten en de resultaten. De BOA’s zijn gebaat bij eerlijke en gezonde roosters en een goede balans tussen werk en privé. Ik vind het heel erg leuk om daar de spil in te zijn en oplossingen te vinden zodat iedereen happy is.”
Hoeveel uur werk je voor de afdeling Handhaving van Amstelveen?
“Dankzij de structuur die we voor elkaar hebben weten te brengen, is het nu nog maar ongeveer 20 uur per week. Dat biedt ruimte voor andere opdrachten en projecten. Zo ben ik nu samen met John voor een nieuwe klant bezig met het opzetten van een implementatietraject voor hun planning en roosters.
Heel leuk om zo’n planningssysteem helemaal vanaf de voorkant in te regelen, gebaseerd op de processen, de hoeveelheid werk en de personeelscapaciteit. Nu hebben ze te maken met veel overwerk en inhuur; dat kan slimmer en goedkoper. We gaan hen ook helpen bij de overstap naar planningsoftware – dezelfde waar ik in Amstelveen mee werk. Deze nieuwe klant heeft zelf planners in dienst, die we straks ook gaan trainen.”
