Planning van BOA’s in Gemeente Amstelveen

Interview bij de afdeling Toezicht en Handhaving van Gemeente Amstelveen voor een gesprek over de samenwerking met Planning To Succes de afgelopen twee jaar – Afgenomen in 2021 terwijl de Coronamaatregelen van kracht waren. 

De BOA’s van Gemeente Amstelveen werken met het softwarepakket Checks waarmee de roosters gemaakt worden en ze maken voor de personeelsplanning gebruik van de diensten van Planning To Succes. Dat betekent dat Planning To Succes de volledige planning uit handen neemt en ook de rapportages verzorgt die aantonen wat er begroot,  gepland en daadwerkelijk gerealiseerd is. Verder adviseert Planning To Succes over de benodigde bezetting bij een nieuwe werkvraag, basisroosters of invulling van evenementen. Momenteel is de vaste planner van de BOA’s onze strategische planner Sonja de Kwant.

We interviewen Operationeel Managers Miriam Snijders en Rob van Nie en Teamleider Toezicht en Handhaving Sytse Algera. John Tier is namens Planning To Succes aanwezig.

Wij zijn heel benieuwd naar jullie ervaringen in de samenwerking met Planning To Succes.

Miriam: Ik plan mijn hele werkende leven al als manager. Ik ben begonnen met plannen in 1999. Mijn eerste baan was in de zorg waar ik de planning ook al deed. De planning bij zorginstellingen en 24-uurs zorg is nog veel complexer om rond te krijgen dan hier. Als je daar een uitval had, had je direct een probleem. Hier kun je denken ”oké”, vanavond lopen we met een collega minder op straat. Het is dus al een stuk relaxter plannen als je het vergelijkt met de zorg. Al weet ik dat Checks als roostersysteem ook in de zorg geweldig zou werken.

Planners in dienst, kan soms toch wel lastig zijn. Plannen is een vak. Je werkt op een bepaald functioneringsniveau dat verwachtingen schept. Over het algemeen zie je dat planners vaak ziek zijn of uitvallen, want plannen brengt toch altijd een continue druk en verantwoordelijkheid met zich mee. Het fijne aan deze samenwerking met Planning To Succes is, dat ze de planning uit handen nemen en je altijd een vervanger hebt met de juiste ondersteuning.

Het softwarepakket Checks dat wij gebruiken, vind ik heel erg goed. Ik heb ongeveer met 15 verschillende systemen kennisgemaakt gedurende mijn loopbaan en iedere keer weer opnieuw een implementatietraject doorlopen met alles wat daarbij komt kijken, maar dit is een heel mooi pakket. Het is gebruiksvriendelijk voor ons en voor de medewerkers. Het is heel flexibel, alles rolt eruit, zoals bijvoorbeeld de taken- en werkplekplanning. De rapportages maken wij nu niet zelf, maar dat is het mooie: het is één vraag aan Planning To Succes en je krijgt het kant-en-klaar aangeleverd. Ik ben heel blij met deze constructie. Je krijgt het zelf nooit zo professioneel voor elkaar als wanneer je een gespecialiseerd bureau inhuurt, dat weet ik gewoon. Dat vind ik het belangrijkste. Plannen is complex en dat kan je het beste uitbesteden.

Zijn er kritische punten die je kan noemen?

Mijn enige kritische puntje is meer vanuit de coronamaatregelen gekomen, omdat je in deze periode elkaar niet altijd op locatie treft. Sonja heeft het nu weer goed op de rit, maar het was wel veel meer schakelen dan voorheen. Door afwezigheid hier op kantoor is het moeilijker te bepalen welke koppels er wel en niet samen kunnen werken, omdat ze inmiddels niet iedereen meer persoonlijk kent. Wie vind ik gevoelsmatig wel bij elkaar passen en wie niet. Het is handig als zij weer een dagdeel bij ons op kantoor kan werken.

John: Dan merk je toch echt wel dat op afstand werken op zo’n moment vervelend kan zijn, maar Sonja wil niets liever dan terugkomen! Zodra de maatregelen het toelaten, is dit het eerste wat weer zal gebeuren.

Miriam: Daar kunnen jullie ook niets aan doen, dat heeft met de coronasituatie te maken. Op papier zie je niet de kwaliteit van de BOA. Daar moet je voor op kantoor zijn en de mensen kennen, zoals we voor corona deden. En inmiddels hebben we ook hier weer een modus in gevonden. Het vereist nog betere communicatie.

Hoe ervaren jullie de aanvulling van onze dienst op het systeem?

Miriam: Dit is echt een systeem dat werkt. Ik heb nog nooit eerder een systeem meegemaakt dat zoveel mogelijkheden biedt en diepgang heeft als Checks.

Je betaalt voor de dienst, maar als ik zie hoeveel ziekte-uren en uitval er is bij planners in het algemeen (dat wil je niet weten), is het goedkoper dan zelf planners in dienst te nemen. Het is een van de meest kwetsbare beroepen voor uitval wegens werkdruk. Dan denk ik: ”Ja, dan kan je beter iets meer betalen, want dan heb je al die problemen niet zelf.” Er is altijd een planner beschikbaar nu en als de planner ziek is, dan regelt Planning To Succes een vervanger. Dat maakt deze constructie heel fijn om mee te werken. De planning loopt op deze manier altijd door.

Waarom plannen jullie niet zelf?

Sytse: Nou, weet als je zo’n club als dit gaat plannen, heb je meestal meer dan 1 planner nodig. 1 is geen, dus als er iemand uitvalt heb je gelijk zelf een probleem. Dat is een voordeel van dingen uitbesteden. Kennis is hier niet. Dus je bouwt kennis op, of gaat kennis zoeken en dat is in deze tijd ook niet altijd makkelijk. Planning To Succes bestaat al enige tijd dus we weten dat de diensten die we afnemen betrouwbaar zijn en zich bewezen hebben. Daar hecht ik waarde aan. Ik vind de communicatie tussen ons altijd erg fijn, als we iets nodig hebben krijgen we direct antwoord.

Wat vinden jullie momenteel van de samenwerking met Planning To Succes?

Sytse: Daar kan Miriam zo meteen nog wel het beste iets van zeggen. Mijn ervaring is heel positief: als ik iets nodig heb, dan bel ik. Kan er niet opgenomen worden, word ik dezelfde dag teruggebeld. Dat zijn de kleine dingen die voor mij echt wel van belang zijn. Ik maak ook andere bedrijven mee in andere takken die dat niet doen. Planning To Succes is flexibel en dat is fijn. Ja, daar hangt een prijskaartje aan, daar vindt iedereen wat van, maar voor niets gaat de zon op. Ik ben wel altijd aan het kijken hoe het beter kan. Planning To Succes neemt bij ons de planning uit handen en denkt altijd mee en dat vind ik mooi.

We hebben nu een app voor de mensen. Dat hadden we eerst niet, maar het helpt echt. Ze kunnen nu altijd bij hun rooster. Het systeem waar wij nu mee werken, wordt waarschijnlijk ook door andere afdelingen overgenomen. Ze zien dat het goed werkt en geschikt is om duidelijke rapportages mee te maken. Weet je, dat zijn gewoon hele fijne dingen. Mirjam is vooral degene die dagelijks met de planner werkt, dus ik denk dat zij vanuit haar beleving ook het beste daar iets over kan zeggen.

De constructie met de interne planner daar had het team heel veel last van. Als planner bepaal je toch wel heel veel dingen. Ook al worden er kaders aangegeven. Kon je het niet zo goed vinden met de planner, dan kon er niet veel en andersom juist wel. Dat gaat nu eerlijker. Er wordt nu gekeken waar we kunnen helpen, we doen onze uiterste best en dat is ook de afspraak. Het is fijn dat dat objectiever gebeurt dan wanneer iemand van het team dat bepaalt.

Rob: Als we informatie nodig hebben, of ik stuur een mailtje, wordt daar heel snel op gereageerd en doorgevoerd in het rooster. Vorige week waren er veel wijzigingen en verschuivingen, dat wordt dan snel opgepakt. Vroeger deden we heel veel zelf, maar daar zijn we niet zonder reden vanaf gestapt. We hebben geprobeerd om naar andere systemen te kijken, dat was geen succes. Daar zijn we snel achtergekomen, omdat deze systemen geen toegevoegde waarden hadden ten opzichte van Checks.

Samenwerken

Miriam: Dit is voor mij ook heel prettig. Je meldt je in eerste instantie bij Sonja. Dat betekent dat ik pas als tweede in beeld kom en dat is voor de besluitvorming hier en daar heel handig. Sonja zegt soms in eerste instantie ‘nee’ op een verlofaanvraag, omdat de bezetting het niet toelaat of het rooster-technisch niet kan. Richting de mensen keurt zij het nog niet officieel af, maar overlegt eerst met mij. Dan kunnen wij het alleen maar goed doen als teamleiders als we dan tóch de aanvraag goedkeuren. Dat werkt fijn en versterkt onze positie als teamleiders.

John: Dit merk ik ook bij onze andere klanten. Eerst overheerst het gevoel van afstand. Van jullie horen niet bij ons, maar vaak verandert dit gevoel vrij snel op positieve wijze. Wij kijken namelijk veel objectiever dan dat een interne planner zou doen en dan wordt de afstand meer gezien als een zeer prettig voordeel. Als wij er maar voor zorgen dat we altijd zichtbaar en makkelijk bereikbaar zijn voor de mensen.

Wat heeft deze constructie jullie tot nu toe gebracht?

Sytse: Wij werkten al met Checks voordat Planning To Succes bij ons kwam, maar toen hadden wij nog geen rapportages. Dat is iets waar jullie ons goed mee geholpen hebben. De verschillende lagen waarin rapportages gemaakt kunnen worden, helpen mij enorm. Helemaal als je ziet dat er op verschillende afdelingen bezuinigd wordt, maar bij ons niet. Sterker nog, wij krijgen er geld bij. Dan geeft dit een goed gevoel. Dit komt omdat wij heel goed inzichtelijk maken hoeveel uur we aan welke taken besteden en wat je daarvoor terugkrijgt. Dit werd eerder niet gedaan. Dan is planning toch wel mooi!

Miriam: Een van de belangrijkste zaken is dat je de productiviteit kan laten zien.

Sytse: Ik heb inzichtelijk gemaakt hoeveel werk we hebben en dus is er ruimte om mensen aan te nemen.

Miriam: Dat is allemaal mogelijk met de rapportages. Anticiperen en op voorhand beslissen hoeveel mensen je nodig hebt voor de benodigde taken. Dat is belangrijk.

Sytse: Begroot, gepland, uitgevoerd.

Miriam: Amen, haha. Onze ervaring met Planning To Succes is te beschrijven met één woord: ontzorgen.

Wat waren de resultaten van het product of de dienst?

Sytse: Het resultaat van onze samenwerking met Planning To Succes is vooral het inzichtelijk maken van wat we doen, wanneer we het doen en dit ook kunnen delen met het management. Dat was voorheen erg lastig. Planning is één ding, maar het ook kunnen laten zien in overzichtelijke rapportages, dat vind ik het mooiste hiervan!

Rob: De rust in de roosters en daardoor in het team is heel waardevol. Het geeft veel onrust als mensen steeds zeuren over de roosters en wij dat dan telkens kunnen oplossen, verdedigen en rechttrekken. Dat kost te veel energie en onnodig tijd.

Miriam: Iedereen (de medewerkers) is heel tevreden!

Sytse: Er wordt ook echt meegedacht. Ook financieel! De rekening wordt hoger en dan vraag ik John: wat zijn de opties? Dat is ook wel een mooie, want het is zeker niet zo dat er gezegd wordt: ‘Nou, kijk maar wat je doet en anders ga je maar weg.” Juist andersom. Dit kan nog en heb je daar wel

eens aan gedacht. Als we dit doen, laat je daar iets vallen en dan kan dat er weer bij. Dat is ook weer ontzorgen, dus dat is wel een mooie term inderdaad.

Miriam: Echt het stuk van ontzorgen. Ontzorgen en rust creëren.

Voor welke soort bedrijven of organisaties zou deze constructie het meest geschikt zijn volgens jullie?

Sytse: De gemeente wilde graag een systeem dat samen zou werken met onze personeelssystemen en daar zijn we in meegegaan, maar dat bleek toch niet te werken. Mensen en systemen zijn geen proefkonijnen. Daar ga je zorgvuldig mee om. Een systeem moet werken en Planning To Succes werkt. Iedereen die een afdeling van 25 of meer personen plant, besteedt de planning uit! Doe je dat niet? Geniet dan maar van je uitdaging.

Miriam: Deze manier van werken is geschikt voor vele soorten bedrijven. Het is bijzonder geschikt voor daar waar op uitvoering gepland wordt, zoals bij ons. Je haalt de expertise in huis en je hebt geschoolde mensen op wie je altijd kunt rekenen. Daarnaast kan het systeem heel veel mooie dingen, zoals het opleveren van de takenplanning en de cijfers en dat is ideaal. Het werkt snel en efficiënt.

Rob: Wat ook fijn is van het uitbesteden van de planning, is dat het eerste werk al ondervangen wordt door de planner. De medewerkers lopen anders continu bij ons naar binnen met een vraag over van alles en nog wat. Plannen moet je er niet naast willen doen. Het is gewoon een vak!

Caitlin van de Velde