Slimme planning helpt Vebego bij beveiligen vliegtuigen op Schiphol
Sinds het najaar van 2022 verzorgt Vebego de beveiliging van Delta Airlines-vliegtuigen op Schiphol. Een nieuwe activiteit waarbij het bedrijf de hulp inriep van Planning To Succes voor de personeelsplanning Schiphol – zowel strategisch als in de uitvoering. In een dubbelinterview vertellen Rob Westerlaken, Directeur Client Solutions & Specialties bij Vebego, en Michael Timmermans, partner bij Planning To Succes, over de samenwerking en de slimme keuzes om de complexe opdracht goed in te vullen.
Michael en Rob kennen elkaar al lang. In 2011 hielp Michael, destijds nog als zelfstandig WorkForce Management Specialist in luchtvaartdiensten, Vebego bij het verbeteren van roosters. Rob maakte met enige regelmaat gebruik van de kennis en ervaring van Michael, onder meer voor HAGO Rail Services, de tak die treinen schoonmaakt voor de NS. Logisch dus dat hij hem en Planning To Succes in 2022 betrok bij een aanvraag van Delta Airlines.
Strenge beveiligingsregels
“Zij waren in de zomer op zoek naar een nieuwe partner voor de beveiliging van hun vliegtuigen op Schiphol en hadden hun oog laten vallen op SDBV,” vertelt Rob. SDBV is het dochterbedrijf van Vebego dat allerhande beveiligingsdiensten uitvoert op Schiphol. Vebego doet nog meer op de nationale luchthaven: onder meer schoonmaak, klein technisch onderhoud, regulatie van bagagekarren en tijdelijke opslag van bagage. In het hoogseizoen zet het bedrijf 500 tot 600 mensen in.
Amerikaanse luchtvaartmaatschappijen hanteren extra strenge eisen als het om de beveiliging van hun vliegtuigen gaat als die tussen aankomst en vertrek op het platform van een luchthaven staan. “Delta wilde een betrouwbare partner, die de afspraken nakomt, maar die ook transparant is. Beide eigenschappen passen bij ons,” zegt Rob met de nodige bescheidenheid. “Als iets niet lukt, moet je het gewoon zeggen. Vooraf en uit jezelf. Daar staan we ook wel om bekend, dat we aan de voorkant communiceren. Open en eerlijk.”
Uitdaging in de personeelsplanning Schiphol
“Een van de uitdagingen was dat er maar een leadtime van een paar maanden was. We zijn uiteindelijk al gestart op 30 oktober. Het was lastig inschatten hoeveel mensen en uren we nodig zouden hebben,” aldus Rob.
Hij legt uit: “Bij het plannen van de medewerkers en hun roosters zijn we sterk afhankelijk van de vliegbewegingen: wanneer komen de vliegtuigen en hoelang blijven ze staan? We hebben veel ervaring met beveiligen, maar niet met die variabelen en onzekerheden. Michael heeft ons daarbij geholpen.” Hij kent Schiphol, het reilen en zeilen daar, als geen ander. Ook als het om beveiliging gaat. “In 1989 ben ik op de luchthaven begonnen en ik heb heel wat jaren de beveiliging gepland. Ik kende dus het klappen van de zweep en dat kwam goed van pas.”
Nieuwe aanpak voor aantrekkelijke en gezonde roosters
Belangrijke uitgangspunten voor Vebego waren een beperkt aantal opkomsttijden voor de beveiligers en het voorkomen van korte, gebroken diensten. Alles om het werk zo aantrekkelijk mogelijk te maken. Wezenlijk van belang in het licht van de personeelstekorten waar iedereen op Schiphol last van heeft.
“Onze aanpak voor deze overeenkomst is anders dan men gewend was. Traditioneel krijgt een beveiligingsbedrijf een vergoeding per vlucht ongeacht hoe lang het vliegtuig aan de grond staat. Wij hebben afgesproken onze medewerkers werktijden te geven en binnen die tijden de vliegtuigen af te handelen. Zodat zij weten hoe laat ze beginnen en wanneer ze naar huis kunnen.”
Planning To Succes dacht vanaf het begin mee en adviseerde over het aantal medewerkers dat nodig is om de dienstverlening goed uit te voeren. Ze adviseerden over de meest gunstige roosters – organisatorisch, kostentechnisch en voor de beveiligers. Michael en zijn collega Patricia stelden de basissystematiek voor de planning samen. Nog steeds zijn ze actief betrokken met de personeelsplanning Schiphol, samen met de supervisors van Vebego zelf.
Veiligheid voorop en toch rust in de operatie
Michael vertelt: “Per dag zijn 39 mensen nodig voor de Delta-operatie. Om daarin te voorzien coördineren we tussen SDBV-medewerkers, personeel via detacheerders en ZZP’ers. Dat betekent dagelijks en wekelijks najagen, masseren, overtuigen… om de bezetting maar rond te krijgen. Maar ook om voor balans te zorgen voor ZZP’ers. Zij werken ook nog voor andere opdrachtgevers. Het is belangrijk dat ze voldoende rust nemen om veilig op het platform te staan. We willen de roosters zo vroeg mogelijk rond hebben voor de komende periodes. Zo creëer je rust in de operatie.”
Rob vult aan: “We zijn nu drie maanden bezig. Inmiddels raken we niet meer in paniek als we mensen tekortkomen. We vinden altijd wel een oplossing om onze dienstverlening en de veiligheid te waarborgen. Al moeten we daarvoor een enkele keer alsnog medewerkers vragen een pauze over te slaan of langer te blijven. Bijvoorbeeld als een vliegtuig binnenkomend vertraagd is of door omstandigheden later vertrekt. Het is fijn als je dan op deze collega’s kan rekenen. Samen zorgen we ervoor dat geen enkel vliegtuig onveilig weggaat. Daar staan we voor!”
ORTEC Workforce Scheduling
Vebego maakt gebruik van ORTEC Workforce Scheduling (OWS) voor de personeelsplanning Schiphol. “Een stabiel systeem, waarmee we op Schiphol zijn begonnen. Nu werken we er concern breed mee,” vertelt Rob. Michael heeft destijds meegedacht over en meegezocht naar een geschikt softwareprogramma. Hij zegt: “ORTEC past goed bij de huidige en toekomstige planwensen van Vebego. Het is één van de koplopers voor de door hen gewenste personeelsplanningsoptimalisatie. Een handig instrument is de app. Iedereen die betrokken is bij de Delta-operatie – eigen medewerkers, ZZP’ers en uitzendkrachten – kunnen hun beschikbaarheid daarin aangeven. Wij wijzen de diensten erin toe en iedereen weet meteen waar hij of zij aan toe is. Dat scheelt ons bovendien een hoop tijd.”
Lastige arbeidsmarkt
Door de schaarste aan gekwalificeerde beveiligers is het nu nog onmogelijk de behoefte met vast, eigen personeel in te vullen. Rob: “We zitten in een andere situatie dan vóór Covid. Toen werkten we eigenlijk alleen met eigen mensen. De arbeidsmarktdynamiek is nu heel anders en het is elke dag weer een opgave om het rooster op orde te krijgen. Elke dag zijn er weer verrassingen. Doordat ZZP’ers onverwacht een andere klus aanpakken bijvoorbeeld. We zijn dan ook druk bezig met werven, zodat we met voldoende eigen personeel en loyale ZZP’ers de dienstverlening kunnen bieden waar we voor staan.”
“Planning To Succes krijgt een dikke 10 voor de commitment”
Het wordt elke dag een stukje beter, constateert Rob. “Mede dankzij het commitment van Planning To Succes. Daarvoor verdienen Michael en zijn collega’s alle lof. “Het maakt niet uit wanneer ik bel of app… Ook ’s avonds en in het weekend staan ze klaar voor overleg en om mee te denken over oplossingen.”
* Vebego is een Nederlandse dienstverlener, actief in schoonmaak, zorg, facilitair management, beveiliging en groenvoorziening. Er werken bijna 40.000 mensen in Nederland, België, Duitsland en Zwitserland. Het won in 2022 de Familiebedrijven Award.
Rob Westerlaken is Directeur Client Solutions & Specialties en onder meer verantwoordelijk voor de Vebego-activiteiten op Schiphol.
Lees meer: Succesvolle Personeelsplanning in de Beveiligingsbranche
