Centraal of decentraal plannen; waarom niet allebei?
Wat is beter: centraal plannen of decentraal plannen? Vaak wordt de vraag in de vorm van een tegenstelling gesteld. Terwijl centraal plannen en decentraal plannen juist heel goed samen kunnen gaan binnen één organisatie. En mogelijk zelfs ook nog met zelfroosteren. Dat lijkt misschien ingewikkeld maar je kunt het plannen er juist eenvoudiger en doeltreffender mee maken.
In veel organisaties wordt nog decentraal gepland. Bijvoorbeeld in ziekenhuizen komt het veel voor dat alle afdelingen iemand hebben, meestal een leidinggevende, die de personeelsplanning voor de eigen afdeling doet. Hij of zij heeft weinig tot geen contact met andere afdelingen en andere planners.
Dat heeft wel voordelen: dichtbij, betrokken en er is snel overleg mogelijk. Maar er zijn ook nadelen. Vaak doen mensen het plannen erbij: het is maar een van hun taken. Hierdoor ontbreekt vaak het inzicht en het overzicht om fijne roosters te maken. Ook bestaat het gevaar van heilige huisjes en vriendjespolitiek. De beste maatjes van de planner, komen eerder in aanmerking voor een gunstig rooster.
Kenniscentrum
Bij centraal plannen heb je dat niet. Dan is er wel een planner die een bepaalde afdeling als aandachtsgebied heeft, maar hij of zij werkt daar niet zelf. Dat zorgt voor een zekere onafhankelijkheid en gelijke behandeling. Je kunt ook voor uniformiteit zorgen, door de hele organisatie heen. Dat versterkt het eerlijkheidsgevoel.
Met centraal plannen ontstaat een soort kenniscentrum: de planners zijn specialisten, wisselen kennis uit en kunnen elkaar helpen en ondersteunen. De kwaliteit van de roosters verbetert merkbaar, zo leert de praktijk. Bij ziekte valt niet opeens alles stil. En als de ene afdeling door ziekte of vakantie onderbezet is, is bekend op welke andere afdeling juist mensen over zijn die hetzelfde werk kunnen doen.
Centraal Plannen is geen ivoren toren
Let op: die centrale planning is beslist geen ivoren toren. Juist niet! De planners zijn nog steeds beschikbaar en bereikbaar voor de mensen op de afdeling. Alleen niet 24/7. Ze staan niet met je aan het bed van de patiënt, maar hebben wel degelijk feeling met de mensen en werkzaamheden op de afdeling. Anders kun je geen goede planner zijn…
Toch ontstaat er vaak angst en onrust onder de medewerkers zodra een overgang naar centrale planning aan de orde is. Dan is tijdige en eerlijke communicatie onmisbaar. Over de voordelen én de nadelen. Ook die van de oude situatie, want vaak focussen werknemers op de nadelen als het hen treft. Als een keer niet je verzoek om een vrije dag wordt ingewilligd. Laat zien wat het grotere belang is voor de organisatie, wat in het belang van de medewerkers zelf is en voor klanten of patiënten. Binnen heel veel bedrijven en afdelingen is er onderling wrijving doordat de ene collega bij de planner meer geregeld krijgt dan de andere. Met een centrale planning heeft iedereen evenveel kans. Er wordt eerlijker met de regels omgegaan.
Clusteren; centraal- en decentraal plannen
Er is ook een hybride vorm. Het kan slim zijn om te clusteren: bij voorkeur afdelingen die veel samenwerken. Dan heb je meerdere centrale planningsafdelingen. Maak niet de fout zwart-wit te denken: dat alles óf centraal óf decentraal moet. Doe wat bij de organisatie past.
Voor een academisch ziekenhuis zijn wij momenteel bezig om de overgang naar zo’n vorm van centraal plannen te begeleiden. We beginnen met drie afdelingen met in totaal 400 medewerkers. Op de andere 25 afdelingen verandert (nog) niets. Daar wordt, op basis van de ervaringen met die eerste stap en rekening houdend met het karakter van die afdelingen, later gekeken of en hoe de manier van plannen verandert.
Of, bijvoorbeeld bij wat kleinere ziekenhuizen of (semi-)overheden, een combinatie van centrale planning – die overzicht heeft en de capaciteitsplanning voor zijn rekening neemt – en een decentrale ondersteuning op de afdeling voor de dagelijkse zaken en flexibele aanpassingen. Vergelijk het met een centrale HR-afdeling bij grote bedrijven… die hebben op afdelingen vaak een HR-adviseur, die het high-over HR-beleid vertaalt naar de werkvloer.
Zelfroosteren als onderdeel van Centraal Plannen
Een heel andere keuze is zelfroosteren. Dan krijgen medewerkers meer regie over hun eigen werkrooster. Handig: dan kun je goed inspelen op een kinderverjaardag of voetbalavondje. Helaas verkijkt men zich hier nogal eens op. Ook bij zelfroosteren gelden natuurlijk regels. Zelfroosteren vereist een ‘organisatieverandering’” van de hele organisatie. Dat vang je niet af met een geautomatiseerd pakket. Leg het de medewerkers niet op, maar bespreek de voor- en nadelen en wees daar eerlijk over.
Denk er dus ook niet te gemakkelijk over. Niet iedereen wil en kan het. Veel mensen vinden het juist fijn dat iemand anders de roosters maakt. Of die nu centraal of decentraal plant, die persoon houdt ook zoveel mogelijk rekening met de individuele wensen.
Centraal of Decentraal Plannen; Wat past bij jullie organisatie?
Je moet goed naar je organisatie kijken: hoe zit die in elkaar en waar wil je over drie of vijf jaar staan? Past centraal, decentraal plannen of zelfroosteren daar het beste bij? Het kan heel goed zijn dat de ene afdeling wel geschikt is voor decentraal plannen, maar alle andere (nog) niet.
Nogal wat bedrijven die in de afgelopen tien jaar zijn overgestapt op zelfroosteren, zijn daarvan teruggekomen. Niet dat ze het systeem helemaal overboord gooien, maar de meeste combineren het dan met een centrale planning. Dat blijkt in veel gevallen heel goed samen te gaan. Het mes snijdt aan twee kanten: meer overzicht, uniformiteit en minder kosten, maar toch ruimte voor individuele wensen.
Centraal, decentraal of zelfroosteren? Er is geen goed of fout. Vaak is er een passende hybride vorm mogelijk. Elke keuze heeft voor- en nadelen. Het is de moeite waard daar eerst goed over na te denken.
