De hulpvraag: Centraliseren, meer overzicht in personeelsplanning en kosten. (Plannend personeel “ontzorgen” en in staat stellen eigen werk weer op te pakken).
Vanuit het AMC is er een functieprofiel opgesteld om een geschikte kandidaat te vinden om het centraliseren van de planning van het Directoraat Services op te zetten. Het Directoraat Services (DS) is het facilitair bedrijf van Amsterdam UMC locatie AMC. DS zorgt ervoor dat zowel gasten als personeel zich welkom voelen bij locatie AMC door het aanbieden van servicegerichte activiteiten. Kerntaken zijn logistiek, eten en drinken, schoonmaak, publieksservices, beveiliging en klantenservice. Er werken zo’n 400 medewerkers. Een efficiënte en effectieve inrichting van deze service-activiteiten maakt dat de medewerkers in het primaire proces zich ondersteund weten door soepel lopende processen, zodat zij hun aandacht kunnen richten op de werkzaamheden voor de patiënten. De focus op service is onlosmakelijk verbonden met doelmatigheid en kwaliteit en veiligheid. Het samengaan van het AMC en VUmc in Amsterdam UMC zorgt, naast wijzigingen in de patiëntenpopulatie en grootschalige verbouwingen, voor veel dynamiek binnen het directoraat Services.
Op deze vacature werd flink gereageerd door organisaties en zzp’ers. Uiteindelijk kreeg John samen met Planning To Succes de opdracht. “De reden dat John naar boven kwam drijven is omdat hij aantoonbaar heel veel ervaring heeft op dit onderdeel. Natuurlijk heb je aan de ene kant de ervaring. Maar iemand moet ook een bij de organisatie passen en dat vond ik in het gesprek met John zeker naar voren komen”. Vertelt Judith van Dijk Schaaphok in een interview met mij over de samenwerking. Na het vervolggesprek, met Judith en haar 2 andere collega’s, trokken ook zij dezelfde conclusie. “Dus hebben we John door laten gaan. Hij was makkelijk in de aansluiting, hij is heel toegankelijk en transparant. Hij als mens, maakte dat wij dachten; ja! Hij past het beste bij onze verwachtingen, hij weet hoe je mensen mee kan krijgen en op welke knoppen je moet drukken om dingen gedaan te krijgen. De communicatie is fijn en John gaat zijn eigen gang en hij pakt zijn eigen dingen op”.
Al was de selectie en keuze op John als persoon, werd het zeer prettig bevonden dat er een organisatie achter John staat met kennis en een groot vangnet. De opdracht is zo in veilig handen. “Dat John Planning To Succes achter zich heeft vonden wij een verrijking, in die zin dat John er niet alleen voor staat. We hebben hier niet specifiek op geselecteerd bij de selectie voor de juiste kandidaat. We hebben ook zzp’ers overwogen maar het is eigenlijk toch wel een bijkomend voordeel dat er een bedrijf achter zit”.
De opdracht bestaat uit verschillende onderdelen, John heeft een adviserende functie voor het centraliseren van de planning. Het plan van aanpak is goedgekeurd en is in gang gezet. John is begonnen met het roosterbeleid en de grote lijnen voor de basis zijn gezet. Het AMC is klaar voor deze verandering vertelt Judith; “Iedereen hier zit met smart te wachten op de veranderingen en het kan ons binnen de organisatie niet snel genoeg gaan. Maar deze dingen hebben ook gewoon tijd nodig. De organisatie is vooral heel erg blij dat we dit onderwerp eigenlijk oppakken en dat het plannen en roosteren gecentraliseerd wordt”.
De samenwerking verloopt goed en Judith is tevreden en kijk uit naar de ontwikkelingen: “Ik ben heel benieuwd hoe dit zich straks gaat ontwikkelen bij het AMC. Ook wat het gaat opleveren en hoeveel reuring het ook gaat brengen. Het kan ook best wat weerstand met zich meebrengen al deze veranderingen. De teamleiders die nu allemaal plannen en het allemaal tussendoor moeten doen zullen heel blij zijn met de veranderingen omdat ze weer tijd hebben voor hun eigen werk. Maar ook voor de medewerkers heeft het consequenties en deze zullen wellicht een grotere uitdaging vormen. Maar met de juiste communicatie en begeleiding weet ik zeker dat dit goed komt”.
Veranderingen komen altijd met mogelijke weerstand bij medewerkers omdat er dingen veranderen, echter betekend dit niet altijd iets slechts. Mensen zijn vaak bang voor nieuwe veranderingen, simpelweg omdat we het niet kennen. Met een vernieuwd roosterbeleid en een centrale planning komen er ook veel nieuwe positieve veranderingen kijken. Deze manier van werken en de aanpak van Planning To Succes is zeer zeker geschikt voor grote organisaties, juist omdat overzicht behouden en personeelskosten een grote rol speelt als het gaat om de gezondheid van de organisatie. Judith vult aan: “Ik denk dat deze werkwijze heel veel voordeel kan opleveren voor vergelijkbare organisaties die bijvoorbeeld grote facilitaire diensten leveren met veel eigen personeel en waar het nu nog allemaal hap snap tussendoor gaat. Ik vraag me oprecht af of alle arbeidstijden en alle regelingen die van toepassing zijn, in grote instanties wel waargemaakt worden”. Daar valt dus vaak veel winst te behalen voor de gezondheid van de organisatie maar ook voor de medewerkers.
