Werkdrukbeheersing in de Beveiligingsbranche: Op Weg naar Succes in de Veeleisende Sector
Als interimmanager van personeelsplanners binnen de veeleisende beveiligingsbranche, draag ik samen met het team de verantwoordelijkheid voor een cruciaal bedrijfsproces. Een onjuiste aanpak kan leiden tot aanzienlijke werkdruk voor zowel de beveiligers als onze planners, met gevolgen voor de hele organisatie. Wanneer we het planningsproces goed uitvoeren, kunnen we de werkdruk verlagen en bijdragen aan het algehele succes van onze organisatie.
In deze blog neem ik je mee in de wereld van beveiligingsplanning, waar factoren zoals personeelstekorten en ZZP’ers de werkdruk kunnen opstuwen. Ik deel niet alleen mijn ervaring, maar ook strategieën om deze uitdagingen aan te pakken.
Unieke Uitdagingen van de Beveiligingsbranche
De beveiligingsbranche staat bekend om uitdagende omstandigheden. Een groot obstakel is het personeelstekort. Met toenemende vraag naar beveiligingsdiensten beschikken we niet altijd over voldoende beveiligers. Dit legt druk op het planningsteam om balans te vinden tussen beveiligers en vereiste beveiligingscapaciteit.
Mede door het personeelstekort neemt de rol van ZZP’ers een prominente plaats in. Het integreren van ZZP’ers voegt complexiteit toe. Deze ZZP’ers werken voor meerdere beveiligingsbedrijven en voelen zich minder verbonden met onze bedrijfsdoelen. Veel beveiligers kiezen voor het ZZP-schap om onregelmatige diensten te vermijden. Anderen willen meer uren werken dan de Arbeidstijdenwet toestaat en hun verdiensten verhogen met een hoger tarief. Hoewel dit flexibel lijkt, kan het op lange termijn onze bedrijfsdoelstellingen ondermijnen. Zo kan het spanningen veroorzaken onder vaste medewerkers door ongelijke behandeling. Maar ook de plaatsing van vermoeide beveiligers door te lange diensten, brengt de klantveiligheid in gevaar en bedrijfsrisico’s met zich mee. Continue coördinatie van deze groep is daarom essentieel.
Rol van Capaciteitsplanning en Scenario’s
In een branche met variabele personeelsbehoeften is capaciteitsplanning van cruciaal belang. Door de beschikbare capaciteit te identificeren en vervolgens anticiperen op piekmomenten, kunnen we de werkdruk beter beheren. We reageren steeds sneller op veranderende omstandigheden en werkaanvragen. Dit lukt ons door regelmatig te evalueren en te leren van eerdere situaties. We analyseren trends en patronen om mogelijke fluctuaties in personeelsbehoeften beter in te schatten. Daarnaast communiceren we nauwgezet met ons team om directe feedback te verzamelen. Dit stelt ons in staat om onze reactietijden te optimaliseren en onze aanpak voortdurend te verbeteren.
Scenario’s ontwikkelen is een andere sleutel tot succes die we gebruiken. Met fluctuerende werkbelasting is het noodzakelijk om vooruit te plannen en scenario’s te ontwikkelen voor verschillende situaties. Dit helpt ons om proactief te zijn en adequaat te reageren, zelfs in tijden van onverwachte drukte.
Balanceren tussen Flexibiliteit en Structuur: Integratie van ZZP’ers
Een van de uitdagingen waar we in de beveiligingsplanning mee te maken hebben, is het integreren van ZZP’ers in ons vaste team van beveiligers. Deze flexibele krachten kunnen een waardevolle aanvulling zijn, maar het beheren van hun beschikbaarheid en rollen vereist zorgvuldige planning. We balanceren tussen flexibiliteit en structuur door:
- Duidelijke Communicatie: Open en transparante communicatie is essentieel. We onderhouden regelmatig contact met ZZP’ers voor beschikbaarheid en voorkeuren. Hierdoor spelen we in op roosterbehoeften, inclusief afspraken over onregelmatige diensten.
- Contractuele afspraken: ZZP’ers worden gelijk behandeld als vaste medewerkers. Voor planning houden ze zich aan de ATW en geven alle diensten bij een andere opdrachtgever aan ons door. Inroostering voor onregelmatige diensten tegen hoger tarief mag maximaal drie keer worden geweigerd. We hebben hierdoor afscheid genomen van enkele ZZP’ers maar de ploeg die nu voor ons werkt voelt zich veel meer verbonden met ons bedrijf.
- Vooraf Geplande Perioden: We werken met geplande periodes voor ZZP’ers. Dit biedt flexibiliteit binnen kaders en helpt bezetting te waarborgen.
- Overlappingen en Back-ups: Het creëren van overlappingen tussen vaste medewerkers en ZZP’ers helpt de continuïteit te behouden, zelfs als er last-minute wijzigingen zijn. Bovendien hebben we back-upplannen om te anticiperen op onvoorziene situaties.
- Samenwerking en Training: We betrekken ZZP’ers bij training en teamvergaderingen, waardoor ze zich echt deel van het team voelen. Dit bevordert de samenwerking en begrip van onze planningsdoelen. 4.Versterken door Samenwerking
In een omgeving met hoge werkdruk is het van cruciaal belang om zowel de beveiligers als personeelsplanners te ondersteunen en te versterken. Bovendien dienen deze twee teams nauw met elkaar samen te werken. Dit versterkt niet alleen de sociale cohesie, maar vergroot ook de veerkracht binnen beide teams. Het bevordert een gevoel van onderlinge ondersteuning en vertrouwen. Zowel tussen de beveiligers onderling, als in de relatie tussen de beveiligers en de planners. Door te investeren in training en middelen geven we beide teams de instrumenten om zelfverzekerd op te treden en constructief samen te werken. Bovendien draagt open communicatie bij aan het creëren van een hechte werkomgeving. Door beveiligers een stem te geven in de planning, ontstaat er een gevoel van gedeelde verantwoordelijkheid en betrokkenheid.
De Positieve Spiraal van Succesvolle Personeelsplanning
Ondanks de uitdagingen biedt succesvolle personeelsplanning binnen de beveiligingsbranche veel voordelen. Door adequaat te reageren op fluctuaties in de vraag naar beveiliging, kunnen we de dienstverlening op peil houden en klanttevredenheid garanderen. Daarnaast draagt efficiënte planning bij aan het verminderen van de werkdruk, het voorkomen van overbelasting en het behouden van gemotiveerde medewerkers.
Op Weg naar een Gebalanceerde Toekomst
In mijn rol als manager blijf ik gefocust op het bereiken van een evenwichtige toekomst. Werkdruk aanpakken in een branche vol uitdagingen vereist voortdurende aanpassing en innovatie. Door te leren van onze ervaringen, vooruit te kijken en de planning te optimaliseren, zijn we in staat de werkdruk te beheersen. Dit biedt ons de mogelijkheid om een omgeving te creëren waarin zowel vaste medewerkers, ZZP’ers als planners kunnen excelleren.
Met strategische capaciteitsplanning, slimme integratie van ZZP’ers en een cultuur van continue verbetering, geloof ik dat de beveiligingsbranche een succesvol pad kan inslaan. Een toekomst waarin werkdruk niet langer een obstakel is, maar een kans om te groeien en te slagen.
Lees verder: Hoe Werken aan Succesvolle Personeelsplanning
Ook Vebego is zeer tevreden met onze beveiligingsplanning op Schiphol
