Tijdrovend en kostbaar. Dat zijn veelgenoemde typeringen voor het plannen en roosteren van medewerkers. Een deel van de mensen die verantwoordelijk zijn voor deze cruciale taak heeft zich er bij neergelegd en zet zich elke keer weer vol frisse tegenzin aan het wekelijkse of maandelijkse karwei. Anderen zijn voortdurend op zoek naar een oplossing om het werk eenvoudiger te maken.
Verkeerde insteek
Ook op directie- en managementniveau heeft men er oog voor. Maar de insteek is jammer genoeg vaak verkeerd. Niet zelden wordt me gevraagd of er met roostersoftware niet heel veel tijd en dus geld bespaard kan worden op de inzet van planners…
Meestal reageer ik met een wedervraag: Stel nou dat we door een efficiënte planning 2 tot 3 procent kunnen besparen op overwerk, onregelmatigheidstoeslagen, ziekteverzuim en vakantiestuwmeren… Is dat dan niet een veel betere insteek? Als je het mij vraagt levert dat veel meer op. En niet alleen geld!
Er valt zó veel te winnen
Want met een betere planning valt zó veel te winnen. Om te beginnen verhoog je er bijvoorbeeld de medewerkerstevredenheid mee. Je kunt ook nog eens de werkvraag beter laten aansluiten op de inzet van personeel.
Vanuit strategisch oogpunt is een belangrijk voordeel dat je het verloop van de medewerkers en de daarbij behorende competenties beter kunt voorspellen. Tot slot komt (een zekere mate van) zelfregie door de medewerkers binnen bereik, zodat de roosters beter aansluiten op hun privéleven.
De ideale wereld bestaat
Dat klinkt wellicht als de ideale wereld, een droom. Maar die ideale wereld is echt binnen handbereik. Zodra je personeelsplanning de aandacht geeft die het verdient en echt als vak benadert, maak je de weg vrij voor resultaat. Dan komt er ruimte voor verbeteringen en innovatie.
Uitgangspunt is de afstemming van de hoeveelheid werk met de beschikbaarheid van medewerkers. Zo maak je van de personeelsplanning altijd een ‘levend proces’. Welke primaire taken cq activiteiten moeten er gebeuren? Op welk tijdstip? Door welke medewerkers met welke competenties? Door hoeveel medewerkers?
Door dat goed in kaart te brengen is de benodigde capaciteit altijd in beeld. En de personeelsbezetting dus op het gewenste niveau. Geen mismatch, geen paniek, geen gaten die gevuld worden met andere gaten. Tip: vergeet ook niet de secundaire, niet-tijdgebonden taken en activiteiten (het vullen van EHBO-kisten om maar een voorbeeld te noemen).
Bonus
Zo creëer je een goed, sociaal en efficiënt rooster met voor de medewerkers een perfecte balans tussen werk en privé. De planning wordt voorspelbaar en betrouwbaar. Je weet immers altijd precies en zeer ruim van tevoren wat de werkvraag is om alle processen goed uit te voeren.
Dat daarmee ook de continuïteit en de kwaliteit van de primaire bedrijfsprocessen verbeteren is een logisch gevolg. Een bonus zeg maar. Zo wordt professionele personeelsplanning van kostenpost opeens een verdienmodel.
