Soms plan je niet
Een eenvoudig carnavalsraadsel; Wat hebben de Snollekebollekes, Sinterklaas en zwangerschapsverloven met elkaar gemeen? Planners onder de rivieren weten het antwoord waarschijnlijk meteen zonder door te lezen.
Ergens in oktober wordt er in delen van ons land gestart met het plannen van de verloven rond Carnaval. Alles wat ‘gebeurt’ tijdens dit feest medio februari heeft vervolgens impact op zwangerschapsverloven vlak voordat Sinterklaas weer een voet aan wal zet. Kan je dat dan nog een surprise noemen? Het is net zoals dat skivakanties meestal leiden tot extra ziekmeldingen. Een slimme planner is op de toekomst voorbereid.
Verloven zijn soms goed te voorspellen maar regelmatig ook héél verrassend. De spelregels omtrent verlof zijn vaak vastgelegd in een CAO of een roosterbeleid. Dat is eenvoudig te beoordelen voor goedkeuring. Maar daarnaast is er een schimmig gebied van verloven rondom privéaangelegenheden die de aandacht vereisen. Dan is het beter om pas toe te zeggen na overleg met het management waarbij je jouw argumenten in belang van de medewerker en/of organisatie kan meegeven.
Zo werd ik een keer geconfronteerd met een beetje ‘vreemd’ verzoek. Een collega ging trouwen en wilde zijn huwelijksverlof gespreid opnemen. De drie dagen die hij kreeg, wilde hij met tussenpozen van een maand opnemen. De teamleider wilde dit ‘bijzondere’ verzoek rücksichtlos afkeuren waarbij ik een pleidooi deed voor de aanstaande bruidegom: ‘Het klinkt wel logisch, bij elke eisprong een dag verlof’.
Dit onschuldige verzoek is één van de velen waarbij medewerkers verlof naar eigen inzicht willen opnemen. Zoals een verlofverzoek vanwege liefdesverdriet, of omdat iemand graag nog dagelijks de boterhammen van haar pubers smeert, of omdat iemand definitief afscheid moet nemen van zijn cavia. All true stories. Als het past, dan plan ik dit soort verzoekjes meestal gelijk.
Maar wat doe je wanneer een lobbyist bij je komt met een verlofverzoek dat gaat om het aantrekken of afstoten van bepaalde werkzaamheden? Of deadlines steeds worden overschreden? Of als er elke zomer een ‘groot prestigieus project’ is waarbij een leidinggevende zijn eigen team wil samenstellen en je verloven niet mag goedkeuren? En ze vervolgens bij jou aan je bureau komen waardoor je in een spagaat tussen het roosterbeleid, medewerkerswensen en het management komt. Het heet niet voor niets een spagaat, het doet pijn en je komt er lastig uit. Een ervaren planner zet het planproces dan even op een ‘parkeervak’ en kijkt met een schuin oog naar de deadlines.
Vervolgens kies ik ervoor om de lobbyist te verwijzen naar het hogere management of een projectleider. Want ik ben van mening dat een planner zich buiten de functie-inhoudelijke en leidinggevende werkzaamheden moet houden. En al helemaal wanneer niet de CAO of ATW worden gevolgd. Het moet ook niet zo zijn dat het ‘voortschrijdend inzicht’ continu de deadlines oprekt en de planner sprintjes laat trekken.
Het is de taak van de planner om kwalitatief goede roosters te bouwen, niet om functie inhoudelijk te beslissen of twijfelachtige verloven goed te keuren. Dat is de enige manier om de rol van planner zuiver te houden. Je kan meedenken in mogelijke scenario’s voor de planning maar de beslissing ligt niet bij jou. En wanneer je in je handjes mag knijpen met een hele goede teamleider, dan geeft dat je als planner ruimte voor een luisterend oor en discrete waarnemingen. Deze signalen gebruik je vervolgens om in overleg met het management de planning te optimaliseren. Het voortschrijdend inzicht kan geventileerd worden in een evaluatie en die punten gaan weer mee naar de volgende periode.
Kortom; Een slimme planner plant soms wel, namelijk de geoorloofde en voorspelbare verloven waaronder de carnavalszwangerschappen en soms niet, namelijk de schimmige en functie-inhoudelijk verloven. In de polonaise sta je mijns inziens achter de leiding van de organisatie en tussen je collega’s. En laat het nou net bijna carnaval zijn… nog maar twee weekjes en dan gaat het hullemaal los! Veel plezier allemaal met de laatste voorbereidingen.
