Psychologische veiligheid is als een veilige haven
Als jonge planner kwam ik terecht bij een leidinggevende die de druk op de planning hoog hield. Ik werkte keihard om alle problemen die bij het invullen van de werkvraag kwamen kijken zelf op te lossen. Regelmatig voelde ik me overbelast en gestrest. Het gebrek aan psychologische veiligheid in mijn werkomgeving droeg hieraan bij.
Telkens als ik mijn manager aansprak over het medewerkerstekort, werd mij verteld dat het mijn verantwoordelijkheid was om deze op te lossen. Zieke medewerkers? Mijn taak om vervanging te regelen en ze te bellen of ze weer ingezet konden worden. Als hij verlofaanvragen goedkeurde die niet pasten, moest ik maar mensen inhuren. En toen werknemers klaagden over werkdruk, werd ik op de vingers getikt omdat ik meer rekening moest houden met ‘zijn medewerkers’. Als de planning niet rondkwam, moest ik maar op zoek naar een andere functie. Waar had hij ten slotte anders een planner voor? Maar ook nieuwe ideeën voor verbetering werden afgeschoten omdat ik me vooral bezig moest houden met de planning.
Ik voelde me als een schip in een storm zonder roer want ik had mijn baan hard nodig. Terwijl mijn manager dacht dat hij goed leiding gaf, was er in werkelijkheid sprake van een psychologisch onveilige werkplek voor het hele team. Zwijgen werd door medewerkers als veilig gezien maar koste de organisatie ondertussen veel geld.
Terwijl uit het twintig jaar durende onderzoek van Harvard Professor Amy Edmonson* blijkt dat psychologische veiligheid mensen in staat stelt om creativiteit en unieke perspectieven te delen. Het leidt tot hechte teams die goed presteren en een laag ziekteverzuim kennen. Veel leidinggevenden hebben echter moeite met het creëren van een veilige werkomgeving omdat ze denken dat dit betekent dat ze alleen maar positieve feedback moeten geven en geen kritiek mogen leveren. Maar dat is niet het geval. Het betekent juist dat medewerkers zich vrij voelen om hun ideeën en meningen te delen, inclusief kritische feedback, zonder angst voor negatieve gevolgen.
Het creëren van een veilige psychologische omgeving in organisaties is belangrijk, dat weet iedereen. Toch kan het lastig zijn door verkeerd leiderschap, onduidelijke communicatie, onvoldoende middelen of ondersteuning. Medewerkers kunnen ook angstig zijn voor veranderingen die hun comfortzone aantasten of hun positie bedreigen.
Een psychologisch onveilige situatie wordt ook in stand gehouden door iedereen die eraan meedoet. Verandering begint dus niet persé bij het management maar bij onszelf en in het team. Iedereen kan een veilige haven zijn voor zijn of haar collega’s.
Wat kan je als planner doen om een bijdrage te leveren aan een psychologische veilig werkomgeving? In het onderzoek komen een aantal elementen naar voren die belangrijk zijn;
- Zelfreflectie: Wees bewust van je eigen gedrag en houding ten opzichte van anderen. Stel jezelf de vraag of je anderen respecteert en aanmoedigt om hun mening te geven. Ook richting je leidinggevende. Geef aan dat je jezelf wil verbeteren, vraag wat je kan doen en reageer met wat je van de ander nodig heb. Begin klein. Zie het als een klein sneeuwvlokje dat van de berg rolt, onderaan is het een sneeuwbal.
- Luisteren: Zorg zelf voor een open en eerlijke communicatie met collega’s die je plant. Neem hun feedback en ideeën serieus en probeer hun wensen zo goed mogelijk in de planning te verwerken. Als dat niet lukt, leg dan duidelijk uit waarom niet.
- Wees empathisch: Toon begrip en empathie, zodat collega’s zich op hun gemak voelen om hun zorgen te uiten. Dit helpt jou als planner om beter in te spelen op hun behoeften.
- Moedig diversiteit en inclusie aan: Stimuleer een cultuur waarin verschillende perspectieven en ideeën worden gewaardeerd. Sta open voor alle input op de planning en denk niet dat jij het beter weet omdat jij tenslotte de planner bent. Juist door met een open houding verschillende perspectieven en ideeën te combineren, kun je betere oplossingen vinden voor complexe problemen in de planning.
- Stel je kwetsbaar op: Wanneer we open en kwetsbaar durven te zijn over onze onzekerheden en fouten, draagt dat bij aan het creëren van een veiligere werkomgeving. Zowel richting een leidinggevende, als richting onze collega´s. Je draagt daarmee bij aan een cultuur van leren en groeien.
Persoonlijk hebben deze tips mij geholpen om bij te dragen aan een veiligere werkomgeving en werk ik prettiger samen met het management. Ik stel mezelf kwetsbaarder op, sta open voor feedback en geef aan waar ik tegen aanloop. Dat is soms best lastig door gekonkel op de werkvloer maar ik weet ook dat ik een keuze heb hoe ik op een situatie of iemand anders reageer.
Door de ander niet de schuld te geven maar in gesprek te gaan, ontstaat er wederzijds vertrouwen en respect. Dat zie ik ook terug in de tevredenheid van medewerkers op de planning, zelfs met de huidige personeelstekorten. Door in te spelen op de behoeften van mijn collega’s, hebben we samen goede oplossingen kunnen vinden voor complexere problemen. We streven met elkaar naar een werkomgeving waarin medewerkers zich gesteund en gewaardeerd voelen. Je werkplek moet voelen als een veilige haven en daar draagt een betrokken personeelsplanning zeker aan bij.
Meer weten? Iedereen kan een beweging van psychologische veiligheid starten en een veilige haven zijn door zichzelf kwetsbaar op te stellen, te luisteren, empathisch te zijn en diversiteit aan te moedigen. Maar wanneer start je daarmee? Het boek * ‘De onbevreesde organisatie’ van Amy C. Edmonson geeft veel praktische tips voor zowel leidinggevenden als medewerkers.
