Plannen is nog steeds een ondergeschoven kindje. Het is de aloude kwestie van de kip en het ei: er wordt te weinig moeite voor gedaan, dus levert plannen geen optimale resultaten op. En zonder zichtbare voordelen vindt men het niet nodig om er serieus werk van te maken.
Hoe vaak hoor ik niet: “Met zo’n rooster ben je toch maar een paar uurtjes bezig.” Of: “Vroeger deden we dat op een kladblaadje.” En wat te denken van deze: “De software maakt toch het rooster… Waar is de planner dan al die tijd mee bezig?”
Software is handig, als je ermee om kunt gaan. Maar geen van de bestaande programma’s plant zelf. De software is een hulpmiddel; die attendeert je erop als je iets niet goed doet. Iemand voor een taak inplannen die hij helemaal niet kan bijvoorbeeld.
Geld verdienen met planning
In de praktijk zien we dat weinig organisaties in staat zijn een goede planning te vertalen naar geld en kwaliteit. In gesprekken noemt men bijna altijd als eerste de kosten. Vreemd genoeg denkt men nooit na over de opbrengsten. Terwijl een goed doordachte planning, die met alle criteria rekening houdt, veel geld kan besparen. Er kan zoveel mis gaan. Denk aan te veel medewerkers tijdens een shift, een verkeerde samenstelling van een ploeg, overbodige inhuur van uitzendkrachten of onnodig overwerk… met bijbehorende kostbare toeslagen.
Een goede planner verdient dan ook geld voor de organisatie. En zorgt voor de kwaliteit die aansluit bij de werkvraag. Bijvoorbeeld voldoende verkopers in een winkel op piektijden om te voorkomen dat klanten te lang moeten wachten en boos naar de concurrent lopen.
Plannen is meer dan gaten vullen
Eerlijk is eerlijk: roosteren lukt de meeste mensen wel. Dat is doorgaans een kwestie van gaten vullen. Iedereen kan wel een dienstje oplossen: we zijn morgen met te weinig mensen, ik bel wel iemand of hij een dag extra kan komen. Daar hoef je in feite alleen het telefoonnummer van die collega voor te hebben.
Planning is zo veel meer dan even puzzelen om het tekort van morgen op te vangen. Het gaat om vooruitkijken en rekening houden met meerdere variabelen: budget en financiën, de samenstelling van het personeel, hun competenties, de verwachte hoeveelheid werk enzovoort. Je gaat uit van het bedrijfsproces, de personeelssamenstelling, wet- en regelgeving… Al die informatie is cruciaal voor een robuuste planning.
‘Forecasting’ zorgt voor betere roosters
Een rooster is voor de korte termijn, een planning maak je voor de lange termijn. Dat is een vak, een specialisme. Beheers je dat niet, dan is de uitkomst een suboptimale planning en de bron van een stroom aan slechte roosters, die jarenlang ergernis en onnodige kosten veroorzaken.
Een goede planning maakt gebruik van forecasting. Als je een pretpark runt, wil je weten wanneer de schoolvakanties zijn: dan weet je dat het drukker wordt en je de bezetting daarop moet afstemmen. En het liefst wil je ook rekening kunnen houden met de weersvoorspellingen: zegt het KNMI dat de zon gaat schijnen, is de toestroom groter dan bij regen.
Callcenters zijn daar erg goed in. Als er een EK of WK Voetbal aankomt, vliegen de reclames voor flatscreen- en ultra HD-tv’s je om de oren. Bij MediaMarkt en Coolblue weten ze exact hoeveel bestellingen er op zo’n avond binnenkomen, hoeveel telefoontjes een call agent per uur kan verwerken en dus hoeveel call agents er klaar moeten zitten.
Stop met hap-snap-werk
Naast de chronische onderschatting is er nog een oorzaak waardoor plannen en roosteren nogal eens niet goed gebeurt. In veel organisaties zijn de processen die te maken hebben met het totstandkomen van het rooster verdeeld over diverse medewerkers. Er is sprake van versplinterde kennis en informatie en het is ook niet inzichtelijk hoeveel tijd men daadwerkelijk besteedt aan een planning. Dit euvel is op te lossen door de invoering van een centraal planbureau. Als dit tenminste professioneel gebeurt. Geen hap-snap-werk alsjeblieft. Dat willen we immers juist definitief achter ons laten…
Klaar met het onderschatten van het belang van plannen binnen jouw organisatie?
