Symfonie van Samenwerking: Personeelsplanning Doe Je Nooit Alleen
Toen ik klein was gaf mijn moeder mij de tip om een vrolijk liedje te neuriën wanneer ik mijn geduld dreigde te verliezen. Nu ik zelf moeder ben, bedenk ik me regelmatig hoe vaak ze neuriënd door het huis liep en wat dat dan te betekenen had. Maar het helpt dus echt om vrolijker en rustiger te worden, wat fijn is in lastige situaties. In mijn werk als planner zou ik gekscherend zeggen dat ik inmiddels de symfonieën van Beethoven uit mijn hoofd ken.
Hondsdol word ik soms van collega’s. Want wanneer er iets misgaat, wijst de beschuldigende vinger met woeste precisie naar de planning. Terwijl de fout daar meestal niet ligt.
Afgelopen zomer ging het flink mis. Een teamleider keurde last-minute meerdere vakanties goed, zonder overleg. Dat zorgde voor een race tegen de klok om invallers te vinden. Het lukte niet op alle diensten, wat langere wachttijden veroorzaakte. Het bestuur ontevreden omdat doelstellingen niet werden gehaald. De planning kreeg uiteraard de schuld, want we hadden onvoldoende reserve-inzet. Onterecht aangezien we al meerdere keren afspraken hebben gemaakt over het voorkomen van dit scenario. Het is een grote uitdaging om voldoende mensen op de reservelijst te zetten of in te huren tijdens de zomervakantie. Dit komt door het bekende personeelstekort en dat veel ZZP’ers ook met vakantie zijn. Soms is bij dit soort vingerwijzen, neuriën nog de enige manier om niet gillend gek te worden.
Plannen is überhaupt geen solotaak, zelfs als alles goed gaat. Het is een inspanning die de betrokkenheid vereist van alle lagen van de organisatie.
Om dit bij het management helder te maken, heb ik als antwoord op de mail waarin de fout bij ons gelegd werd, de planning vergeleken met het opvoeren van een symfonie. Een taak voor iedereen, niet alleen voor de planning. Waardoor de planning dus ook niet de volledige verantwoordelijkheid draagt wanneer de symfonie uit de maat gaat. Enigszins poëtisch zodat de uitleg ook vriendelijk overkomt. Het werd begrepen, dus doe er je voordeel mee wanneer je tegen een soortgelijke situatie aanloopt.
Wie doet wat in de Symfonie van Personeelsplanning?
Hieronder volgt een simpele uitleg van het bedrijfsorkest.
Bestuurskamer: De Componist
Visie en Leiderschap: Het begint allemaal in de bestuurskamer: bedrijfsdoelstellingen en strategische visie worden vastgesteld. Hier zet het bestuur de toon voor de gehele organisatie. Ze bepalen de koers en de groeiplannen die de personeelsplanning zullen sturen. Hier componeren ze de muziek, en de planners, als dirigenten, leiden vervolgens de uitvoering van deze symfonie.
HR: De Talentenregisseur
Talentontwikkeling: Een ander cruciaal aspect van dit proces is Human Resources (HR). HR is de regisseur van talent binnen de organisatie. Ze begrijpen de vaardigheden en capaciteiten van medewerkers en spelen een sleutelrol bij het aantrekken, ontwikkelen en behouden van talent.
Planners: De Dirigenten
Uitvoering van een Symfonie: De planners nemen de rol van dirigenten op zich in dit orkest. Hun verantwoordelijkheden gaan verder dan alleen roosters invullen. Ze zorgen voor een symfonie van samenwerking en betrokkenheid, waarin de bedrijfsdoelstellingen als melodieuze tonen weerklinken. Deze worden gespeeld door het bestuur. De vaardigheden en capaciteiten van medewerkers vormen het onderliggende akkoord. Deze elementen worden inhoudelijk uitgelicht door HR, die fungeren als het ritmische tempo. De planner vertaalt dit alles naar praktische planning, waarbij elk instrument op het juiste moment en in de juiste maat speelt. Elk instrument speelt op het juiste moment en in de juiste maat.
Symfonie voor de Toekomst; Een goede planning reikt verder dan het heden. Het omvat ook een blik op de toekomst. Wat zijn de groeidoelstellingen van het bedrijf? Welke nieuwe markten wil het betreden? Planners spelen een cruciale rol bij het componeren van een symfonie die anticipeert op deze behoeften en bijdraagt aan de langetermijnstrategie.
Data en roosterbeleid: De Partituur
Noten op papier: Maar wat drijft een harmonische planning? Het begint met het roosterbeleid en bijbehorende data. Het roosterbeleid bepaalt de kaders zoals het verlofbeleid. Data vertelt ons wie, waar, wanneer nodig is. Het is als de partituur van de symfonie, de basis voor een samenhangend plan. Het luisteren naar medewerkers en het begrijpen van hun behoeften zijn van onschatbare waarde voor een succesvolle uitvoering.
Medewerkers: De Muzikanten
Muziek in Actie: Medewerkers zijn degenen die de muziek tot leven brengen. Ze voeren het werk uit en bieden waardevolle flexibiliteit. Hun betrokkenheid is cruciaal voor een succesvolle uitvoering en draagt bij aan het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen.
Resultaat; Een Symfonie van Samenwerking
De Juiste Toon: Personeelsplanning is geen solospel maar eerder een symfonie van samenwerking en betrokkenheid. Het begint bij het bestuur en management, wordt ondersteund door HR en geleid door planners om de visie van het bedrijf te vertalen naar harmonie in de organisatie. Als je het zo aanpakt, zullen je medewerkers blij zijn om hun deel te spelen. Minder valse noten door medewerkers of hondsdolheid bij de planner want de planning wordt eenduidig uitgevoerd. Samen maken we de muziek van de planning zodat ik wat minder van me af hoef te neuriën. Best fijn voor de collega’s op de afdeling die graag naar de radio luisteren.
