Zorgen dat jouw verbetervoorstellen opgevolgd worden
Een tijdje terug was het weer eens zo ver. Ik wilde mijn manager een advies geven over hoe we de planning konden verbeteren maar nadat ik al mijn moed verzameld had, liep het gesprek voor geen meter. Er was geen tijd om te veranderen en ik had al mijn aandacht nodig om de roosters vullen. Dat was al lastig genoeg met de huidige personeelstekorten. Hij voelde zich aangevallen en ik voelde mij niet serieus genomen. Terwijl ik mogelijkheden zag om onze medewerkers duurzamer in te zetten, wat ook een belangrijke doelstelling van mijn manager was. Nu zou er weer niets gebeuren. Waar ging het mis?
Mijn aandeel 1.0
Eerst dacht ik dat het allemaal aan hem lag totdat ik er door iemand op gewezen werd dat ik zelf ook deelnam aan het gesprek. Wat betekende dat ik ook verantwoordelijkheid moest nemen om de boodschap zo efficiënt mogelijk te brengen. Ze liet me een filmpje zien van een bedelende blinde man die meer donaties kreeg toen iemand zijn geschreven boodschap aanpaste. Deze boodschap deed een beroep op de emoties van de voorbijgangers. Sindsdien slurp ik informatie op over hoe ik mijn eigen boodschap beter kan overbrengen, zoals de tips van gedragswetenschapper Josheph Grenny. De uitdrukking “als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg” geldt immers ook voor mij.
Kritische boodschappen worden slecht ontvangen
Grenny heeft veel onderzoek gedaan naar het voeren van cruciale gesprekken op een effectieve wijze. Het blijk dat veel mensen het net als ik moeilijk vinden om een kritische boodschap te vertellen. Ze ervaren daarbij negatieve emoties waaronder angst om de relatie onder druk te zetten of voor verlies van de baan. En de wetenschap toont aan dat deze angst terecht is.
Hij liet mensen filmpjes zien van personen met positieve en kritische boodschappen. Ze vroegen voor- en achteraf hoe competent de spreker werd gevonden. Bij een rechtstreekse kritische boodschap daalde de competentieverwachtingen tussen de 35 en 22 procent. Deze sprekers werden als emotioneel gezien, als iemand die snel de controle verliest en als een minder goede leider. Nou daar zit toch geen enkele planner op te wachten? Je wilt juist voor je expertise gewaardeerd worden.
Wees je ervan bewust dat je aan dezelfde kant staat
Uit het onderzoek kwamen echter ook gesprekken met een kritische boodschap waarvan de vertellers juist groeiden in aanzien. Wat deden zij anders?
De competente sprekers zorgden eerst voor een veilige sfeer, ze waren oprecht betrokken bij het onderwerp en respectvol. Ze toonden zeker emoties en spraken vanuit hun hart maar kozen hun woorden zorgvuldig. Ontvangers voelden zich gesteund in plaats van bekritiseerd. Sprekers vertelden dat ze begaan waren met de doelstellingen. Ze benoemden gedeelde kernwaarden als ‘eerlijkheid’ en ‘vertrouwen’ wat zorgde dat de toehoorders open stonden voor de kritische feedback die ze te vertellen hadden. Ten slotte stonden ze aan dezelfde kant en wilden ze beide het best mogelijke bereiken.
Mijn aandeel 2.0
Deze tips hebben mij geholpen om lastige gesprekken meer vanuit gezamenlijke belangen te voeren. Zo denk ik vooraf goed na over wat mijn motivatie is en sta ik even stil bij welke emoties ik ervaar. Ik vermijd aanvallende zinnen zoals ‘Ik zou het volledig anders doen”. In plaats van te zenden neem ik een luisterende houding aan, stel vaker de Waaromvraag. Een belangrijk gesprek loopt dan vanzelf want ik zoek geen strijd maar de beste oplossing. Het grootse voordeel, naast een betere werkrelatie met mijn manager, is een veel betere planning. Er ging eerst te veel tijd verloren aan onnodige stiltes terwijl er wel belangrijke problemen lagen die opgelost moesten worden. Soms schiet ik nog weleens in mijn oude gewoontes terug van zenden of verdedigen maar daar ben ik me dan in ieder geval van bewust. Dagelijks leer ik bij.
Meer weten?
In het boek behandelt Joseph Grenny zeven principes om belangrijke gesprekken te voeren. Je bestelt het hier en leest er ook een mooi interview met hem over. Ook is deze video het bekijken waard en is er op Spotify een interview te beluisteren. En vraag eens aan je werkgever om een communicatietraining. Als planner heb je daar voordeel van in communicatie met medewerkers maar ook met je manager. Hoe gaaf als je vrijuit durft te spreken en ziet dat je planning daar ook baat bij hebt?
