De wortels van een organisatie
Personeelsplanning vergelijk ik weleens met de wortels van een plant. Bij planten waarderen we de prachtige bladeren, bloemen, eigenschappen of vormen. Maar ook de belangrijke rol die zij hebben voor de gezondheid van ons klimaat. Of hoe zij door middel van wonderlijke fotosynthese stikstof omzetten in zuurstof. Deze bijzondere aspecten van planten worden mogelijk gemaakt door hun unieke, onzichtbare wortelstelsel. Net zoals wortels zorgdragen dat een plant zich voedt, vastzet, groeit en bloeit, zo is ook de personeelsplanning voor afnemers onzichtbaar maar essentieel om medewerkers in de organisaties te laten groeien en bloeien.
Een plant kan echter nog groen zijn terwijl de wortels al enige tijd zonder goede voeding of water zitten. Wanneer je thuis de bruine puntjes aan de bladeren van je planten ziet, dan ben je al te laat met verzorgen. Als je dan weer start met water geven, heeft het tijd nodig voordat de plant is hersteld. Zo zie je nu dat organisaties steeds minder goed functioneren omdat er te weinig aandacht is geweest voor de zorg voor medewerkers en hun roosters. Het personeelstekort wat mede daardoor ontstaan is, proberen ze in hele korte tijd met Pokon op te lossen door iedereen die zich aanbiedt aan te nemen, in de hoop dat hier ook kwaliteit bij zit.
Er wordt geprobeerd om het werkaanbod weg te werken en de werkdruk van bestaande medewerkers te verlagen. Voor de vloer en planning lijkt dat fijn. Alleen op de langer termijn is aanwezigheid niet het enige criterium voor een lagere werkdruk. Het is vooral belangrijk dat er een fijne werksfeer heerst doordat collega’s een stapje extra willen doen. Invallen wanneer nodig, elkaar helpen en de juiste vaardigheden hebben. Daar is naast kwantiteit vooral kwaliteit voor nodig. Collega’s inwerken kost veel tijd en als ze dan snel weer weggaan, demotiveert dat enorm. Als planners zien wij dat wanneer de kwantiteit aan medewerkers plotseling omhooggaat, de kwaliteit van de roosters dan ook vaak lager wordt.
Hoe zorg je dat je dit effect tot het minimum beperkt zodat de organisatie eerder weer tot bloei komt? Een nauwere samenwerking tussen recruitment en planners is één van de aspecten die als Pokon werkt. Zoals de wortels van een plant als een filter werken, kan een planner de medewerkers die van onvoldoende toegevoegde waarde zijn eruit halen. Met capaciteitsplanning zien planners vooraf aan welke functies/vaardigheden er op termijn een tekort ontstaat, zodat er tijdig de juiste mensen geworven worden. Maar ook na aanname merken planners snel met welke mentaliteit de medewerker in zijn of haar nieuwe functie staat.
De teamleiders maken in onze organisatie op basis van onze input de afspraken met nieuwe medewerkers over de gewenste roosters. We horen regelmatig bij nieuwe medewerkers of uitzendkrachten; “Oh, we hebben nu toch een goeie binnen!”. Maar als we dan een paar weken later de planning en urenverwerking analyseren, zien wij dat niet terug. Bijvoorbeeld omdat die “nieuwe” medewerker vooral uren aan het slijten is aan andere collega’s, vaak te laat is, zelfs helemaal niet komt of geen beschikbaarheid opgeeft. Vervolgens lichten wij de teamleiders hierover in. Dan is het aan de teamleider om daar verder iets mee te doen. Wij voeren deze check uit als extra filter en voeden de teamleiders met benodigde informatie.
Door vooraf en achteraf te analyseren en nauw samen te werken met de teamleiders, zien we dat de personeelsplanning werkt als Pokon voor de organisatie. Ondanks het personeelstekort, zien we nog steeds de kwaliteit van het personeelsbestand toenemen. Leuke gemotiveerde medewerkers die zich graag laten opleiden maar ook voldoende uren willen werken en invallen voor collega’s. Of uitzendkrachten die het zo naar hun zin hebben, dan ze extra uren willen werken of zelfs in dienst bij ons willen komen.
Vervolgens is het aan de planner om samen met de managers ook voor de gezondheid van medewerkers te blijven zorgen, als wortels die voeding geven aan de plant. Dat betekent een rooster met voldoende rusttijden en waarbij er sprake is van een goede werk-privé balans. Want ook al wil je als medewerker meer werken, het is een teken van waardering en zorg wanneer je medewerkersbelangen ten alle tijden vooropstelt.
Tevreden, gekwalificeerde medewerkers door gebalanceerde roosters leveren goed werk, maken klanten of cliënten blij en laten organisaties floreren.
