Checklists: Een Krachtig Hulpmiddel in Hectische Tijden
Stel je voor: een hectische dag als personeelsplanner bij een beveiligingsbedrijf, waar je verantwoordelijk bent voor het inplannen van 200 vaste medewerkers en ZZP’ers met onregelmatige diensten. Er staat een groot evenement gepland en er is dringend extra beveiligingspersoneel nodig. De telefoon blijft maar overgaan, de e-mails blijven binnenstromen en de verzoeken om last-minute wijzigingen in de planning blijven maar komen.
Het Keerpunt: The Checklist Manifesto
In het verleden zou deze chaos me compleet overweldigen. Ik was constant bang voor kostbare fouten, zoals dubbele inplanningen of het vergeten van belangrijke details. Totdat ik “The Checklist Manifesto” van Atul Gawande las. Sindsdien ervaar ik meer controle door het gebruik van een simpele checklist.
Complexe Taken Beheersen en Afronden
Gawande benadrukt in zijn boek de kracht van checklists als een eenvoudig, maar buitengewoon effectief instrument om complexe taken te beheersen en succesvol af te ronden. Hij baseert zich op zijn ervaring als chirurg. Het implementeren van een simpele checklist zorgde voor aanzienlijke verbeteringen op het gebied van patiëntveiligheid en operationele efficiëntie. Checklists helpen ons om door complexiteit te navigeren, systematisch en consequent te handelen, en fouten tot een minimum te beperken. Precies wat een planner nodig heeft wanneer de ondersteunende software niet altijd aan alle behoeften voldoet.
Toepassen van Checklists in de Praktijk
Om de waardevolle inzichten van Gawande toe te passen, gebruik ik in uitdagende situaties een checklist die alle essentiële aspecten van mijn rol als personeelsplanner omvat. Deze lijsten bevatten maximaal 10 punten, waaronder:
- Dubbel controleren van de planning; Zijn alle diensten goed ingevuld?
- Effectieve communicatie met het team en het management; Dit schiet er bij druk op de planning soms bij in. Door de reminder weet ik zeker dat iedereen goed is geïnformeerd.
- Rekening houden met de wensen en beschikbaarheid van medewerkers; Is de medewerker op de hoogte wanneer er een uitzondering gemaakt is?
- Waarborgen van de juiste opleiding en certificering van het personeel; Heeft iedereen de vereiste vaardigheden/capaciteit?
- Zorgen voor een gezond rooster; Hoe staat het met de ergonomie en werkdruk?
- Naleven van de belangrijkste regels van ons roosterbeleid, zoals de arbeidstijdenwet.
- Specifieke roosterwensen van teamleiders per situatie.
Hectische Momenten de Baas
Daarnaast heb ik ook een noodplan opgesteld voor onverwachte situaties. Dankzij mijn checklists weet ik dat ik niets over het hoofd zie, zelfs niet tijdens de meest hectische momenten. Terwijl ik de punten afvink, merk ik dat de drukte geleidelijk afneemt. Het geeft me een gevoel van controle en zekerheid, omdat ik weet dat ik gestructureerd en systematisch werk. Het helpt me om belangrijke details niet over het hoofd te zien, effectiever te communiceren en proactief problemen op te lossen. Dit vergroot de algehele efficiëntie van ons beveiligingsbedrijf en waarborgt de veiligheid van onze klanten.
Op de Juiste Momenten, de Juiste Dingen Doen
Natuurlijk, checklists zijn geen magische oplossing. Een goede checklist is een weloverwogen constructie die regelmatig aangepast moet worden om effectief te blijven. Het is belangrijk om de checklist aan te passen aan specifieke situaties en deze te updaten bij veranderende omstandigheden. Daarnaast zijn checklists geen starre beperkingen zoals ze bij sommige organisaties gebruikt worden, maar juist flexibele richtlijnen die je in staat stellen om aan te passen en te innoveren.
De Kracht van Checklists in Actie
Door het gebruik van een checklist zorg je ervoor dat je op elk moment de juiste dingen op de juiste manier doet. Dit komt de planning ongetwijfeld ten goede, waardoor je als planner meer succes en rust hebt. In plaats van alles te onthouden, hoef je enkel een lijstje af te vinken. Dus waar wacht je nog op?
