Personeelsplanning is géén one size fits all
Ken je die kledingstukken die zogenaamd iedereen zou passen? Ik heb het wel eens geprobeerd en ben er bedrogen uitgekomen. Natuurlijk kon ik weten dat de kans groot was dat het niet mooi zou zitten, ieder mens heeft immers een andere lichaamsvorm en –proporties. Maar die slogan klonk zo leuk; Eén maat, eindeloze mogelijkheden. Zo wordt helaas ook vaak een nieuwe personeelsplanningstheorie verkocht. Maar ook personeelsplanning is géén one size fits all, wat de slogan ook beweert.
In de jaren ’90 ging het geloof van zelfroosteren als een soort van evangelie door het land. Ik herinner me nog goed toen het idee geïntroduceerd werd bij mijn vorig werkgever met de slogan: “Zelfroosteren is om je sociale leven heen roosteren”. Ook wij moesten zo snel mogelijk gaan zelfroosteren want dat zou de planning ontlasten en medewerkers tevredener maken. De theorie klonk goed, maar implementeren bleek veel moeilijker. De weegschaal schoot te veel door naar één kant en dat was niet de kant waar je naar toe wil als je juist minder gewicht op de planning wil leggen.
Na een paar maanden zelfroosteren, wisten ook alle medewerkers dat het meer inhield dan enkel om je sociale leven heen roosteren. Ja er zaten voordelen aan maar de uitvoering was niet zo eenvoudig als dat het aan ons voorgehouden was. Laten we zeggen dat wij wat meer nodig hadden dan enkel het geloof dat dit zou gaan werken. Ondanks het zorgvuldig volgen van het stappenplan, bleek dat er onvoldoende gekeken was naar het toepassen op onze organisatie en type medewerkers. Het leek wel een Yoga-mantra waarin we onszelf in onmogelijke poses moesten wringen om balans te houden. Uiteindelijk hebben we met aanpassingen alsnog een voor onze organisatie goed werkend zelfroosterproces gevonden. Maar dat was maatwerk en kostte tijd.
Personeelsplanning ontwikkelt zich continu omdat organisaties en de arbeidsmarkt altijd in beweging zijn. Momenteel zijn wij bezig met implementatie van gezond roosteren binnen het zelfroosteren. Er zitten bewezen veel voordelen aan gezond roosteren waaronder het verlagen van de werkdruk en verminderen van het ziekteverzuim. Het gaat bij ons echter ook gepaard met extra roosterregels om de medewerkers beter tegen zichzelf te beschermen en dat roept weerstand op. Er is dan ook geprotesteerd bij de OR en Vakbond. Veel medewerkers vinden dat ze prima zelf kunnen bepalen wat gezond voor ze is en willen hun vroegere vrijheden terug.
Natuurlijk begrijp ik dat. Toen ik nog een jonge blom was, en “dacht” de hele wereld aan te kunnen, werkte ik het liefst zeven dagen achter elkaar en een achterwaarts rooster. Heerlijk toch, de eerste werkdag om 20:00 uur beginnen en de laatste werkdag om 20:00 uur eindigen. Daarna kon ik genieten van maar liefst drie vrije dagen. Ik moet hier nu niet meer aan denken en of het toen zo gezond was, dat valt achteraf nog te bezien. Maar mijn sociale leven was erg feestelijk kan ik zeggen.
Ondanks de weerstand bij medewerkers, blijkt ook nu dat we er met maatwerk wel uitkomen. Na onderhandelingen tussen de directie, OR en de vakbond, zijn we overeengekomen hoe we gezond roosteren gaan implementeren zonder het zelfroosterproces te veel te veranderen.
Kortom, de belangrijkste les die ik in de loop van de jaren geleerd heb, is dat als je one size fits all op de personeelsplanning wil toepassen, het nooit past. Wat in de éne organisatie werkt, kan voor de andere een ramp zijn. Het is continu zoeken naar de juiste balans tussen organisatiedoelstellingen en medewerkerswensen. En als planner sta je in het midden van de weegschaal, een nieuwe moeilijke Yoga-positie te oefenen. Wat nog extra bemoeilijkt wordt door de wet- en regelgeving zoals CAO en ATW.
Voor mij is er nog maar één Planners-Evangelie-Slogan-YogaMantra: “Organisatie-specifieke balans tussen de werkvraag en medewerkerswensen”. Als je de weegschaal niet naar één kant door wil laten slaan, is het belangrijk om met evenwicht verschillende theorieën te koppelen aan de praktijk. Zodat jouw organisatie zich niet in iets hoeft te wringen waarvan je van tevoren eigenlijk al weet dat het niet zo mooi zal staan als op het model. Niet erg… iedere organisatie is uniek en dat moeten we koesteren.
