CTSN maakt indruk met ‘gezond roosteren’ op Schiphol
Op Schiphol is beveiligingsbedrijf CTSN met hulp van Planning To Succes het afgelopen jaar uitgegroeid tot een voorloper op het gebied van personeelsplanning. De nieuwe manier van ‘gezond roosteren’ slaat aan bij de medewerkers én maakt het bedrijf een aantrekkelijke werkgever. Bovendien is opdrachtgever Schiphol blij met de betere dienstverlening, onder meer in de vorm van een hogere bezettingsgraad.
“We hebben principiële keuzes gemaakt, met onze medewerkers op één. De medewerkers en onze klant Schiphol zien echt het verschil. Veelzeggend is dat ook de andere beveiligingsbedrijven ermee aan de gang gaan.” Dat zegt Robert Gerritsen. Als manager Planning en Capaciteit is hij bij CTSN* verantwoordelijk voor alle planningsprocessen.
CTSN-personeel first!
CTSN zet zijn beveiligers voorop, want zij zijn bepalend voor de beoogde excellente dienstverlening. Dat uitgangspunt stond en staat centraal in de samenwerking met Planning To Succes. “We hebben veel aandacht besteed aan de beveiligers en hun belangen”, vertelt Michael Timmermans, partner bij Planning To Succes. “Daar gingen we samen helemaal voor. Een beetje op z’n Trumps hadden we onderling als slogan ‘CTSN-personeel first!’ Door rust te bewerkstelligen in de roosters ontstond ook meer werkplezier. We streefden naar duurzame, gezonde roosters met bijvoorbeeld meer hersteltijd na nachtdiensten. Het betekende dat er bijna 500 individuele roosters zijn gemaakt. Uiteraard volledig conform de CAO Particuliere Beveiliging.
Professionaliseren vanuit groei
Eind 2021 kreeg Planning To Succes een adviesopdracht om de personeelsplanning naar een hoger plan te tillen. Daartoe besloot CTSN nadat het in 2020 de security-tender op Schiphol had gewonnen. Daarmee waren de activiteiten in één keer enorm gegroeid; het aantal medewerkers ging van 150 naar bijna 500.
“Wij waren heel blij met dat onderzoek, en de manier waarop dat is uitgevoerd”, vertelt Robert, die zelf pas later bij CTSN kwam werken. “Wat natuurlijk hielp, is dat Michael heel veel kennis heeft van de branche waarin wij actief zijn. En dan specifiek ook nog eens veel ervaring op Schiphol. Meer dan dertig jaar geleden waren we zelfs collega’s, bij een ander beveiligingsbedrijf hier op de luchthaven. Planning To Succes wist al snel vast te stellen wat onze uitdaging was. En wat ervoor nodig was om onze afdeling te professionaliseren. Dat is overigens maar een deel van alles waar Planning To Succes ons mee heeft geholpen. Toen, en nu nog steeds.”
Regelmaat binnen de onregelmatigheid
Michael had zich verdiept in hoe de werkaanvraag door Schiphol uitwerkte op de diensten en roosters. “Daar schrokken we van, met name van de vele starttijden en de vele verschillende diensten: 79 op weekbasis, met 29 verschillende dienstlengtes. Dat is én heel ingewikkeld voor de planners én heel vervelend voor de medewerkers.”
Op Schiphol is de afgelopen tien jaar sterk gestuurd op efficiency. Op basis van de passagiersaantallen worden zogeheten security lanes aangevraagd. Dat gaat per blok van vijftien minuten. Per security lane zijn vijf medewerkers nodig. Uiteindelijk is gekozen voor een roosterschema met diensten van acht uur en slechts tien verschillende instaptijden.
Michael: “Daarmee kan de hele flow worden gedekt. Zonder zorgen of we een uurtje te vroeg of te laat starten. Heel praktisch!” “Het heeft ertoe geleid dat medewerkers daar enthousiaster en blijer van zijn geworden”, heeft Robert geconstateerd.
Op 2 januari 2023 gingen de nieuwe planning en roosters in. Dat bleek al snel een groot succes. De bezetting verbeterde en ook het ziekteverzuim daalde. Robert legt uit: “In goed overleg met Schiphol zijn we gaan kijken of we een gezonder rooster konden maken voor onze medewerkers. Daarvoor hebben we met name besloten te streven naar regelmaat binnen de onregelmatigheid die nu eenmaal bij ons werk hoort.
Individuele wensen ingevuld
“Maar we willen nóg beter. De OR heeft bijvoorbeeld gevraagd of ook aan individuele voorkeuren van mensen tegemoetgekomen kan worden. Daar zijn we de laatste tijd mee bezig geweest. We hebben nu een poolstructuur ingericht, waarmee we in januari gaan starten. Medewerkers hebben hierin meer zekerheid over het type diensten (vroeg, laat en nacht) die ze ingeroosterd krijgen binnen de Arbeidstijdenwet en de CAO PB.”
Xanne Schouten, planexpert bij Planning To Succes, werkt sinds oktober 2022 op de centrale planningsafdeling van CTSN. “Ik ben in principe voor een eigen deel van de planning verantwoordelijk: alles wat met vakantie en verlof heeft te maken. Maar er zijn ook andere zaken waar ik bij betrokken word. Samen vinden we altijd wel een oplossing”, vertelt Xanne.
Complexe verlofregeling
“We hebben een gedetailleerd beleid voor verlofregelingen,” benadrukt Robert, waaruit blijkt dat CTSN een grondige en professionele benadering hanteert voor alle aspecten van het personeelsbeleid. Het is best complex om dat goed in te vullen in de omgeving waarin wij werkzaam zijn. En dan hebben we ook te maken met een cao, waarin allerlei spelregels zijn vastgelegd over hoe je ermee omgaat en wanneer alle verlofroosters voor de volgende zomer of winter geregeld moeten zijn. Xanne heeft dat heel goed ingevuld.”
De communicatie, op de afdeling en met het beveiligingspersoneel, is merkbaar verbeterd, vindt Xanne. “Teamwork makes the dream work. De collega’s zien dat het echt werkt. Er worden bijvoorbeeld veel meer vragen gesteld. Niet overal automatisch ja en amen op zeggen. Door vragen te stellen, kom je tot betere oplossingen. Dat komt de kwaliteit van de planning zeker ten goede.”
Hands on-mentaliteit
In het voorjaar van 2023 kwam ook Roos van Elst het plannersteam versterken. En in september van datzelfde jaar voegde ook Thomas Hofman zich bij hen. Zodat inclusief Michael, die op strategisch vlak ook nog steeds betrokken is, nu vier collega’s van Planning To Succes actief zijn voor CTSN. In totaal tellen de drie afdelingen ongeveer vijftien planners.
Robert is blij met de planners van Planning To Succes: “Wat opvalt is dat zij, naast dat het heel aardige mensen zijn, professioneel en proactief zijn en een echte hands on-mentaliteit hebben. Dat zijn kwaliteiten die wij nodig hebben. Ze gaan niet zitten wachten totdat iemand vertelt wat ze moeten doen, maar nemen zelf initiatief, geven advies en zorgen dat dingen snel in gang kunnen worden gezet. En de interactie met de andere planners is ook uitstekend.”
Bewezen Return On Investment
Wat vaak onderbelicht blijft bij personeelsplanning, is de return on investment. Bij Planning To Succes is dat juist altijd één van de belangrijkste doelstellingen. Wat levert betere en gezonde personeelsplanning op? De resultaten zijn merkbaar, zeggen Robert en Michael eensgezind. Aan medewerkers die tevredener zijn, met plezier werken en daardoor ook productiever zijn. Maar ook in de vorm van rust en duidelijkheid, meer continuïteit en minder uitval.
Michael: “Het gaat ook verder dan alleen de financiële voordelen van bijvoorbeeld een lager ziekteverzuim. Als dat 2 procent daalt – en met gezond roosteren is dat geen gek getal – heb je het al over grote bedragen.”
Robert: “Het is een feit dat de nieuwe manier van werken een bijdrage heeft geleverd aan de reductie van ons verzuim. Dat de medewerkerstevredenheid is toegenomen, is ook een feit. Het mooie is dat we dat ook hoorden van de ondernemingsraad en de vakbonden.”
Vergroot je impact met personeelsplanning!
Planning To Succes steunt organisaties door ervaren planners in te zetten. Maar daar blijft het doorgaans niet bij, zegt Michael tot slot: “We gaan niet ín een organisatie werken, maar mét een organisatie werken. We kijken naar het grotere geheel, durven ons uit te spreken als we denken dat het wezenlijk beter, slimmer, gezonder en daardoor vaak ook efficiënter en effectiever kan. Dat is denk ik de kern van hoe wij werken, waardoor we ons onderscheiden en waarom we door onze klanten worden gewaardeerd. Ja, we helpen met de uitvoering en krijgen dingen voor elkaar. Maar we kunnen ook voor de strategische planning van waarde zijn. Dan vergroot je de impact en blijkt personeelsplanning een cruciaal bedrijfsproces te zijn. Met merkbaar rendement, zoals in de samenwerking met CTSN.”
* Al meer dan 15 jaar is CTSN specialist in de luchtvaartbeveiliging. Op de luchthaven Schiphol dragen zij dagelijks zorg voor de controle van passagiers en de beveiliging van vliegtuigen van enkele van de grootse luchtvaartmaatschappijen ter wereld. Hun kracht ligt in een toegewijd, professioneel team met een uitgebreide kennis van de luchtvaartsector.
Lees meer: Succesvolle Personeelsplanning voor de Beveiligingsbranche
