Paniekvoetbal
De uitdrukking Paniekvoetbal wordt gebruikt voor een reactie op een situatie die meer ingegeven is door emoties zoals angst en hoge druk, dan door een weloverwogen beslissing. Niemand wil de bal en schiet deze zonder nadenken door naar de andere speler. Ik denk dat iedere planner zich iets kan voorstellen bij paniekvoetbal op de personeelsplanning. Bij hoge werkdruk wordt regelmatig de bal naar de planner teruggespeeld.
Een aantal jaar geleden, toen ik nog personeelsplanner was van een bedrijf in de entertainmentsector, maakte ik dat zelf ook mee. We waren sterk afhankelijkheid van de omzet op de feestdagen en evenementen. Daarom hield ik elke nieuwe roosterperiode een overleg met de betrokken managers voor de planning van deze momenten. Steevast ging ik met een overzicht van de beschikbare uren dit overleg in met het idee; “Wat er niet is, kan ik ook niet inzetten”. Toch kreeg ik structureel de onmogelijke opdracht om meer uren in te zetten dan beschikbaar. Dit frustreerde mij als planner enorm. Je kan nog zo je best doen maar je krijgt het nooit voor elkaar en de medewerkers op de vloer moeten dat maar opvangen. Met als gevolg dat er regelmatig paniekvoetbal ontstaat.
Zo ook op een woensdagavond voor Hemelvaart. Al vijf jaar was de bezetting op die avond prima op orde. Het zesde jaar brak er plotseling paniek uit omdat er onverwachts meer gasten kwamen. Medewerkers werden opgetrommeld en ook managers gingen meewerken om de druk op te vangen. De volgende dag ontving de planning hele boze mails van de managers. Waarom de planning niet op orde was? Dat laatste was vreemd want ze hadden zelf de bezetting bepaald en goedgekeurd.
Helaas is in zo’n situatie de planning een makkelijk doelwit om de bal naar te toe te spelen en als schuldige aan te wijzen dat er niet gescoord wordt. Het jaar daarop moesten wij een topbezetting regelen voor dezelfde avond en je raadt het vast al, het was rustig. Moraal van dit verhaal, als een planning al vijf jaar goed gaat en één keer mis, dan kan je ook bedenken dat je al vijf jaar prima op begroting hebt gewerkt in plaats van onnodige kosten gemaakt. En nog beter zou het zijn geweest als er meer grip op de werkvraag was zodat we hierop konden anticiperen.
Met de huidige gigantische personeelstekorten, gebeurt het ook regelmatig dat men persé een bezetting wil die er niet is. Gevolg is dat je medewerkers vraagt om langer te blijven of vaker te komen. Ongetwijfeld wordt hiervoor betaald maar er wordt wel steeds meer van ze geëist. Dat gaat ten koste van hun gezondheid en werkgeluk waardoor ze óf ziek thuis komen te zitten óf ander werk zoeken.
Als manager is het verstandig om in het belang van je medewerkers, ook strategische keuzes voor de werkvraag te maken. Het beter managen van de werkvraag door het aanbod van je dienstverlening aan te passen, zorgt dat de druk op personele inzet verlaagt. Kijk daarbij eens naar de volgend onderwerpen;
- Dienstverlening; Past ons huidige aanbod nog wel bij deze tijd? Wat kan nog wel en niet meer geleverd worden? Afnemers weten dat er personeelstekort is én vinden het belangrijk dat er aan medewerkerswelzijn gedacht wordt. Bij uitstek de kans om je dienstverlening onder de loep te nemen. Minder aanbieden vraagt minder capaciteit maar komt meestal ook ten goede van de kwaliteit, wat vervolgens weer zorgt voor tevreden klanten.
- Capaciteitsplanning; Welke capaciteit heb ik in de toekomst nodig en beschikbaar? Denk daarbij ook aan het gebruik van HR-Analytics. Er is meer data beschikbaar dan veelal wordt gedacht.
- Medewerkers vrijspelen; Welke taken kunnen we uitbesteden om meer tijd te hebben voor onze kerntaken? Zo roosteren veel medewerkers naast een kerntaak terwijl je hier ook een fulltime planner voor kan aannemen of de planning kan uitbesteden. Met als groot pluspunt dat je daarmee de planning professionaliseert.
- Betrek en ontwikkel medewerkers; Er zit veel denkkracht en vaardigheden bij medewerkers waar je gebruik van kunt maken. Wanneer er een open werksfeer is met ontwikkelmogelijkheden, zijn veel mensen in staat om een stap extra te doen.
Wanneer je grip op de werkvraag én personeelsplanning hebt, hoef je geen paniekvoetbal te spelen. Door een passende strategie en tactiek, zorg je samen met je team dat de bal in het doel belandt. Op z’n Cruyffiaans gezegd; “Als je op balbezit speelt, hoef je niet te verdedigen, want er is maar één bal.”
