De dag waarop ik kon ’toveren’
Vandaag was een dag bij een opdrachtgever waarbij ik zonder overdracht de vaste planner tijdelijk vervang. Het is alsof ik al mijn goochelvaardigheden uit mijn ‘trukendoos” moet halen. Vooral mijn ‘flexibele’ kwaliteiten en het oefenen van ‘geduld’.
Je wil als tijdelijke planner graag snel werken en een fantastisch goed rooster opleveren waarmee iedereen tevreden is. En mijn inschatting is dat dit hier iets langer gaat duren dan ik gehoopt had. De leidinggevenden leunen volledig op de planner en lijken geen idee te hebben wat de planner doet.
Als iedereen maar op de juiste tijd, met de juiste competenties, op de juiste plek staat. Simpeler gedaan als je weet wie de ‘juiste competenties’ heeft. Complexer omdat er natuurlijk nog veel meer plancomponenten bij komen krijgen.
Hier is het nog wat ingewikkelder want wat blijkt, er staan nog géén competenties in het systeem, er ontbreekt een roosterbeleid, het is onduidelijk hoeveel mensen er per shift nodig zijn en alles gaat ‘ad hoc’. Een typisch gevalletje van ‘hier heb je de goocheldoos, ga jij er trucjes mee uitvoeren?”. Alles zit ‘tussen de oren van de planner’ en geloof me, zelfs Hans Kazan kan deze informatie niet één twee drie op tafel toveren.
De vaste planner ‘eventjes bellen’ is geen optie, dus er zit niets anders op dan alles binnen ‘no time’ goed in kaart brengen doormiddel van het stellen van heel veel vragen.
Het voordeel hiervan is dat de banden met de leidinggevenden en medewerkers worden aangehaald. Zij raken meer betrokken bij de planning. Door ze te betrekken, gaan ze beseffen dat je met personeelsplanning echt kan toveren; minder kosten, minder ziekteverzuim, meer rust en ruimte en hogere medewerkerstevredenheid.
En als de planner straks weer terugkomt van een welverdiend verlof, kan deze heerlijk als Hans Klok (goochelaars heten Hans?) met het haar gaan wapperen want alles is op rolletjes verlopen en staat goed in het systeem. Dat is toch superfijn terugkomen? Blije klanten en planners, daar doe ik het voor. En nu ga ik de rook weer terug in mijn oren stoppen ;).
Deze rubriek is speciaal voor planners. We delen ‘volledig anoniem’ gebeurtenissen die je als planner herkent inclusief een mogelijke oplossing. De gebeurtenissen staan in een ‘zelfbedachte’ zetting. Iedere gelijkenis of overeenkomst met een persoon of opdrachtgever, berust op toeval.
Leuk als ook jij jouw verhaal met andere planners deelt! Stuur het op naar hallo@planningtosucces.nl. Uiteraard stemmen we het voor publicatie eerst met jou af.
