De dag waarop ik kon ’toveren’ in de personeelsplanning!
Vandaag was een dag bij een opdrachtgever waarbij ik zonder overdracht de vaste planner tijdelijk vervang. Het voelde alsof ik al mijn ‘goochelvaardigheden’ uit mijn trukendoos moest halen, vooral mijn ‘flexibele’ kwaliteiten en het oefenen van geduld. Toveren in de personeelsplanning is soms echt nodig in dit soort situaties.
De uitdaging van een tijdelijke planner
Als tijdelijke planner wil je snel werken en een goed rooster opleveren waar iedereen tevreden mee is. Mijn inschatting is dat dit hier langer gaat duren dan ik had gehoopt. Leidinggevenden leunen volledig op de planner en lijken geen idee te hebben wat de planner precies doet.
Het belangrijkste doel is om iedereen op het juiste moment, met de juiste competenties, op de juiste plek te hebben. Dat klinkt eenvoudig, maar wordt complexer als er veel meer plancomponenten bij komen kijken, zoals beschikbaarheid en vaardigheden.
Ad hoc personeelsplanning zonder structuur
Hier is het nog ingewikkelder, want wat blijkt: er staan geen competenties in het systeem, er ontbreekt een roosterbeleid, en het is onduidelijk hoeveel mensen er per shift nodig zijn. Alles gebeurt ad hoc. Een typisch geval van “hier heb je de goocheldoos, ga jij er trucjes mee uitvoeren?” Alles zit ‘tussen de oren’ van de planner, en zelfs Hans Kazan zou deze informatie niet zomaar kunnen toveren.
De vaste planner eventjes bellen is geen optie, dus ik moest alles snel in kaart brengen door veel vragen te stellen.
Het voordeel van betrokken personeelsplanning
Het voordeel van deze situatie is dat de band met de leidinggevenden en medewerkers sterker wordt. Ze raken meer betrokken bij de planning en beseffen dat goede personeelsplanning echt kan toveren. Dit betekent minder kosten, minder ziekteverzuim, meer rust en een hogere medewerkerstevredenheid.
Een vlekkeloze personeelsplanning na verlof
Als de planner straks terugkomt van een welverdiend verlof, kan deze genieten van een soepel lopend systeem. Alles is op rolletjes gezet. Een geweldige manier om terug te komen, toch? Blije klanten en planners, daar doe ik het voor. En nu ga ik de rook weer terug in mijn oren stoppen ;).
Deze rubriek is speciaal voor planners. We delen ‘volledig anoniem’ herkenbare gebeurtenissen uit het vak, inclusief mogelijke oplossingen. De verhalen zijn ‘zelfbedacht’ en elke overeenkomst met personen of opdrachtgevers is puur toeval.
Heb jij ook een verhaal dat je wilt delen met andere planners? Stuur het naar hallo@planningtosucces.nl. We stemmen het voor publicatie eerst met jou af.
