Tien stappen om de personeelsplanning te verbeteren
De personeelsplanning blijven verbeteren is essentieel voor een efficiënte bedrijfsvoering. Door deze tien stappen te volgen, krijg je nog meer grip op je personeelsplanning en zorg je voor een optimale inzet van medewerkers, wat kan bijdragen aan kostenbesparing en een betere werkstructuur.
1. Bepaal doelen personeelsplanning
Voordat je begint met het verbeteren van je personeelsplanning, is het belangrijk om duidelijk te krijgen wat je precies wilt bereiken. Vraag jezelf af: Waar loop je tegenaan bij het plannen van je personeel? Wil je bijvoorbeeld slimmer omgaan met de inzet van medewerkers, kosten besparen, of efficiënter roosteren? Misschien wil je experimenteren met zelfroosteren of je medewerkers meer betrekken. Het stellen van duidelijke doelen helpt je om gerichter te werken aan een oplossing en maakt het makkelijker om de voortgang te meten.
2. Voldoen huidige proces en middelen?
Controleer of het huidige proces en de middelen die je gebruikt nog voldoen aan je behoeften. Vraag je af: Werkt iedereen goed mee? Heb je voldoende ondersteuning van je planners of willen de medewerkers zelf meer verantwoordelijkheid nemen? Misschien is het tijd om na te denken over nieuwe software voor personeelsplanning. Een goede evaluatie van je huidige situatie helpt je om knelpunten te identificeren en te bepalen waar verbeteringen nodig zijn.
3. Nieuwe planningstool nodig?
Als je besluit dat je nieuwe planningssoftware nodig hebt, betrek dan alle relevante partijen in het proces. Dit betekent dat je zowel de directie, de planners als de medewerkers op de hoogte moet brengen van de veranderingen. Wees open over de verwachte resultaten, de middelen die je gaat gebruiken en de verantwoordelijkheden. Een succesvolle implementatie van nieuwe software vereist draagvlak en betrokkenheid van iedereen die ermee gaat werken. Overweeg om een onafhankelijke implementatiepartner te betrekken bij de keuze. Deze kent de belangrijkste partijen, werkt vaak al operationeel met diverse pakketten én kan je helpen bij de selectie van de software die het beste bij jullie processen past. Dat voorkomt onnodig hoge kosten of een miskoop.
4. Aan de slag
Begin met het invullen van je planningstool met alle benodigde gegevens. Dit omvat informatie over je medewerkers, de diensten die zij moeten vervullen, en details zoals contracturen en vakantiedagen. Als je gebruik maakt van software, kun je vaak automatische data-invoer en updates verwachten, wat veel tijd kan besparen. Zorg ervoor dat alle informatie up-to-date en correct is om een soepel verloop van je personeelsplanning te waarborgen.
5. Maak een prognose werkaanbod
Een belangrijke stap is het maken van een prognose van het werkaanbod. Dit houdt in dat je berekent hoeveel werk er verwacht wordt en wat de benodigde bezetting is. Factoren zoals seizoensgebonden drukte, vakanties en de beschikbaarheid van oproepkrachten spelen hierbij een rol. Voor een pretpark bijvoorbeeld, kunnen weersomstandigheden en vakantieperiodes grote invloed hebben op de personeelsbehoefte. Door een nauwkeurige prognose te maken, kun je beter anticiperen op de werkdruk.
6. Bezetting in het basisrooster
Vul je basisrooster met de gewenste bezetting per dienst. Dit geeft je een overzicht van de benodigde personeelsinzet. Je kunt kiezen voor automatische roostering of medewerkers de mogelijkheid geven om zelf in te tekenen op openstaande diensten. Het is belangrijk om een goed basisrooster te hebben zodat je later eenvoudig kunt aanvullen en aanpassen. Overweeg ook om vaste roosters of roulatieroosters te gebruiken indien dat beter aansluit bij je behoeften.
7. Personeelsrooster opstellen
Begin met het inplannen van medewerkers op de diensten volgens je basisrooster. Het kan nuttig zijn om te starten met de moeilijker in te vullen diensten, zoals nacht- of weekenddiensten, en vervolgens de eenvoudigere diensten in te plannen. Als je planningssoftware gebruikt, kun je kiezen uit verschillende opties zoals vaste roosters, roulatieroosters of zelfroosteren. Zorg ervoor dat je rooster een gezonde afwisseling van diensten biedt om de belasting voor je medewerkers te spreiden.
8. Plan verder vooruit
Het is aan te raden om roosters minimaal één maand vooruit te plannen. Dit geeft zowel jou als je medewerkers voldoende tijd om te anticiperen op hun diensten en eventuele verlofaanvragen. Vraag medewerkers om hun verlof tijdig aan te geven en houd rekening met hun contracturen. De meeste planningssoftware houdt automatisch bij hoeveel uren medewerkers hebben gewerkt, wat helpt bij het naleven van contractuele afspraken.
9. Wet- en regelgeving op orde
Controleer of je personeelsplanning voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving, zoals de CAO, de arbeidstijdenwet en andere relevante voorschriften. Goede planningssoftware kan je hierbij helpen door automatische controles uit te voeren en waarschuwingen te geven bij eventuele overtredingen. Als je nog met Excel werkt, moet je hier handmatig op letten. Naleving van wet- en regelgeving is cruciaal om juridische problemen te voorkomen.
10. Analyseer
Na de implementatie van je verbeterde personeelsplanning is het belangrijk om de resultaten te analyseren. Beoordeel of de doelen zijn behaald en of er nog verdere aanpassingen nodig zijn. Als je gebruik maakt van planningssoftware, kun je contact opnemen met je leverancier voor ondersteuning. Overweeg ook om een gespecialiseerde consultant in te schakelen voor extra inzichten en aanbevelingen om je personeelsplanning verder te verbeteren.
Meer weten? Wil je je personeelsplanning verbeteren en heb je behoefte aan deskundig advies? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Wij denken graag met je mee en bieden praktische oplossingen om je personeelsplanning te optimaliseren. Bel ons, mail ons of maak een afspraak voor een persoonlijk adviesgesprek!
