Centralisatie van Personeelsplanning bij AMC
Interview met Judith van Dijk Schaaphok
Het Directoraat Services (DS) is het facilitair bedrijf van Amsterdam UMC locatie AMC. Judith van Dijk Schaaphok, Directeur van het Directoraat Services, vertelt over de uitdagingen en doelstellingen van de centralisatie van de personeelsplanning. De organisatie stond voor de taak om de personeelsplanning en kosten te centraliseren, met als doel meer overzicht te creëren en het plannend personeel te “ontzorgen,” zodat zij hun eigen taken weer konden oppakken.
Selectieprocedure voor Personeelsplanningsadviseur
AMC stelde een functieprofiel op om een geschikte kandidaat te vinden voor de centralisatie van personeelsplanning. Het Directoraat Services biedt een breed scala aan servicegerichte activiteiten aan, zoals logistiek, eten en drinken, schoonmaak, publieksservices, beveiliging en klantenservice. Ongeveer 400 medewerkers zijn hierbij betrokken. Dankzij een efficiënte inrichting van deze activiteiten kunnen medewerkers zich beter richten op patiëntenzorg. Bovendien zorgt de fusie van AMC en VUmc voor extra dynamiek door veranderingen in de patiëntenpopulatie en grootschalige verbouwingen.
Keuze voor John Tier
Na veel reacties van organisaties en zzp’ers, kreeg John Tier, samen met Planning To Succes, de opdracht voor de centralisatie van personeelsplanning bij dit onderdeel van het AMC. Judith van Dijk Schaaphok vertelt: “De reden dat John naar boven kwam drijven is omdat hij aantoonbaar veel ervaring heeft op dit onderdeel. Natuurlijk heb je ervaring, maar iemand moet ook bij de organisatie passen. Dat vond ik duidelijk naar voren komen in het gesprek met John.” Na een vervolggesprek met Judith en haar twee collega’s kwamen zij tot dezelfde conclusie: “Daarom hebben we John door laten gaan. Hij was makkelijk in de aansluiting, heel toegankelijk en transparant. John maakte dat wij dachten: ja! Hij past het beste bij onze verwachtingen, weet hoe je mensen mee kunt krijgen en op welke knoppen je moet drukken om dingen gedaan te krijgen. De communicatie is fijn en John pakt zijn eigen dingen op.”
Voordeel van Planning To Succes
Hoewel de keuze voor John persoonlijk werd gemaakt, werd het als een voordeel beschouwd dat er een organisatie achter hem staat met kennis en een groot vangnet. Judith voegt toe: “Dat John Planning To Succes achter zich heeft, vonden wij een verrijking. We hebben hier niet specifiek op geselecteerd bij de selectie van de juiste kandidaat. We hebben ook zzp’ers overwogen, maar het is een bijkomend voordeel dat er een bedrijf achter zit.”
Voortgang en Implementatie van de Centralisatie
John vervult een adviserende rol bij de centralisatie van personeelsplanning. Het plan van aanpak is goedgekeurd en inmiddels in gang gezet. John heeft het roosterbeleid aangepakt en de basis gelegd. Judith zegt: “Iedereen hier zit met smart te wachten op de veranderingen. Hoewel deze veranderingen tijd nodig hebben, is de organisatie vooral blij dat we het plannen en roosteren nu centraliseren.”
Toekomstige Ontwikkelingen en Verwachtingen
De samenwerking verloopt goed, en Judith kijkt uit naar de verdere ontwikkelingen: “Ik ben benieuwd hoe dit zich straks gaat ontwikkelen bij AMC. Het kan wat weerstand met zich meebrengen. De teamleiders die nu plannen en het tussendoor moeten doen, zullen blij zijn met de veranderingen omdat ze weer tijd hebben voor hun eigen werk. Voor de medewerkers kunnen de veranderingen ook consequenties hebben en grotere uitdagingen vormen. Met de juiste communicatie en begeleiding ben ik echter overtuigd dat dit goed zal komen.”
Veranderingsweerstand en Positieve Impact van Centralisatie
Veranderingen brengen vaak weerstand met zich mee, omdat mensen het onbekende vrezen. Dit betekent echter niet noodzakelijk iets slechts. Een vernieuwd roosterbeleid en een centrale planning brengen veel positieve veranderingen met zich mee. De aanpak van Planning To Succes blijkt bijzonder geschikt voor grote organisaties waar het behouden van overzicht en het beheren van personeelskosten cruciaal zijn voor de organisatiegezondheid. Judith zegt: “Ik denk dat deze werkwijze veel voordelen kan opleveren voor vergelijkbare organisaties die grote facilitaire diensten met veel eigen personeel leveren en waar het nu nog hap-snap tussendoor gaat. Ik vraag me oprecht af of alle arbeidstijden en regelingen in grote instanties wel volledig worden nageleefd.” Hier valt vaak veel winst te behalen voor zowel de gezondheid van de organisatie als de medewerkers.
