In gesprek met… De sportiefste ambtenaren van gemeente Tilburg
Bij Sportbedrijf Tilburg onderkennen ze het belang van professionele personeelsplanning. Sinds 2015 werkt Planning To Succes samen met deze gemeentelijke afdeling. In een open gesprek op afstand vraagt John Tier drie verantwoordelijken naar de doelstellingen, ervaringen en resultaten: afdelingshoofd Rick van Wandelen, strategisch adviseur Alex Dolk en exploitatiemanager Pieter Bax.
Sportbedrijf Tilburg doet het beheer en de exploitatie van de gemeentelijke sportvoorzieningen in de Brabantse stad en stimuleert inwoners om te gaan en blijven sporten. We verzorgen de volledige personeelsplanning van meerdere zwembaden, gymzalen, sporthallen, buitensportlocaties, IJssportcentrum Tilburg en de Ireen Wüst ijsbaan.
Planning To Succes neemt Sportbedrijf het werk uit handen dat bij de personeelsplanning komt kijken en doet de planning voor ca 200 medewerkers. Dat gebeurt in nauw overleg en binnen de vooraf opgestelde roosterafspraken. We werken samen met het management en de medewerkers om alle locaties dagelijks te bezetten met voldoende bevoegde en vakkundige medewerkers.
Het doel van onze samenwerking was de inzet zodanig te optimaliseren dat er ook daadwerkelijk bespaard werd op de inhuur. Dit doel is nog steeds actief en blijft altijd een belangrijk focuspunt. Door een continue besparing te realiseren op jaarbasis, zorg je voor een goede financiële basis.
Een andere wens was om duidelijke werkregels te formuleren in de vorm van een handboek: ‘Zo werken wij hier bij Sportbedrijf Tilburg’, zodat het voor alle medewerkers duidelijk is wat de afspraken zijn rondom de roosters. Zo is het handboek roosterafspraken tot stand gekomen.
1. Welke twijfels waren er vooraf?
“Eigenlijk was er geen twijfel aan de deskundigheid van Planning To Succes, maar wel aan de haalbaarheid van de afgesproken doelen. Sportbedrijf Tilburg beschikte zelf niet over de juiste mensen om de planning op de gewenste wijze op te pakken, dus is er gekozen voor ondersteuning.
Die ondersteuning moest van externe mensen komen. Mensen met verstand van plannen en roosteren. Met behulp van deze ondersteuning zou op termijn de planning wellicht weer door eigen mensen kunnen gebeuren. Een groot voordeel is dat we geen last hebben van ziekteverzuim of verlof van de medewerkers van Planning To Succes. Jullie zorgen voor vervanging. Dat is geregeld vanuit de afgesproken dienstverlening. Het werk gaat gewoon door.”
2. Hoe is jullie ervaring met onze dienstverlening?
“De dienstverlening van Planning To Succes is van een hoog niveau. De kennis wordt gedeeld met ons en vragen of aanbevelingen van onze kant krijgen altijd een vervolg. Een mooi voorbeeld was de zichtbaarheid. Die kon beter en dat hebben we als een kritisch punt naar voren gebracht. Daar hebben jullie ook direct aan gewerkt door meer mensen beschikbaar te stellen en meer aanwezig te zijn op de locaties en baden. Daarnaast is de expertise van Planning To Succes bij de implementatie van een nieuw roostersysteem zeer welkom.”
John reageert: “Door onze inzichten en ervaringen met jullie te delen zorgen we ervoor dat de organisatie goed voorbereid is. Dan komen er ook geen vervelende verrassingen boven water.”
3. Wat zijn de resultaten tot nu toe?
“De resultaten zijn op financieel gebied zeer zichtbaar. Er is een forse kostenreductie bereikt. Er wordt slimmer en efficiënter gepland waardoor de gestelde besparingen ook daadwerkelijk zijn behaald. Daarnaast is de afstand tussen de medewerkers en de planning sterk verbeterd. P2S wordt bijna gezien als een intern planningsbureau. De samenwerking met het management is zeer goed. Korte lijnen zorgen ervoor dat alle zaken rondom de planning altijd goed besproken worden en ook goed uitgevoerd worden.”
4. Wat kunnen we nog verbeteren?
“Verhuizen naar Tilburg, haha. Zonder gekheid: zichtbaarheid blijft altijd een belangrijk aandachtspunt. Dit is gelukkig goed opgepakt en nu de corona-invloed naar de achtergrond lijkt te verdwijnen, is het wellicht verstandig om daar weer opnieuw extra aandacht aan te schenken. Voor de rest is de tevredenheid zeer groot.”
5. Aan wie zou je ons aanbevelen? Wat voor type bedrijven of instellingen kunnen ook hulp gebruiken bij hun personeelsplanning?
“Die vraag is moeilijk te beantwoorden. Bedrijven en organisaties die een hoge mate van mutaties hebben, zouden er verstandig aan doen gebruik te maken van de dienstverlening van Planning To Succes. Met het oog op jullie expertise op het gebied van zwembaden is een aanbeveling voor die groep beheerders en exploitanten bijna vanzelfsprekend.”
6. Is er verder nog iets leuks wat jullie me zouden willen vertellen?
“De samenwerking is erg prettig. De openheid en het delen van informatie is zeer welkom. Het zou fijn zijn als we de huidige samenwerking nog lang kunnen voortzetten.”
