Heb jij al nagedacht over jullie roosterbeleid?
Verbaasde blikken. Die krijgen we nogal eens als we bij een potentiële klant vragen wat hun roosterbeleid is. “Roosterbeleid? Dat hebben we helemaal niet.” Jawel, iedereen weet heus wanneer je je zomervakantie moet aanvragen. En wie je moet bellen als je ziek bent…
Er zijn wel regels, alleen zijn het vaak ongeschreven regels. 80 procent daarvan kent iedereen binnen het bedrijf wel, maar die andere 20 procent zorgt vaak voor gezeur en gedoe.
Doel van een roosterbeleid
Eigenlijk is roosterbeleid helemaal niet zo ingewikkeld: het is gewoon het vastleggen van de roosterregels binnen je organisatie. Vaak blijkt dat niet gedaan te zijn. Vandaar onze eerste vraag: wat zijn de afspraken? En als we aan de slag gaan, beginnen we ermee om die te formaliseren.
Het doel van een roosterbeleid is het eenduidig roosteren binnen een bedrijf of instelling. Voor iedereen die werkzaam is binnen het bedrijf of de instelling is duidelijk hoe er geroosterd wordt en wat de kaders zijn waarbinnen het rooster wordt gemaakt.
Een roosterbeleid geeft duidelijkheid en rust
Het gaat gewoon om een paar standaardregels: wanneer en hoe moet je vrij vragen, welke regels zijn er om een dag of dienst te ruilen, hoeveel dagen mag je achter elkaar worden ingepland, wordt er gewerkt met een jaaruren-systematiek, is er een cyclisch rooster, is er een 12-wekelijks rooster of een 6-wekelijks rooster? Het zijn de basisafspraken: zo werken wij met elkaar. Vaak is er ook al wel het een en ander geregeld door de HR-afdeling.
Het management moet aangeven hoe de planners en de medewerkers ermee moeten omgaan. Aan welke regels zij zich moeten houden. Vergis je niet: het rooster is altijd een issue. Voor iedereen.
Eerlijk is eerlijk: geld levert een formeel roosterbeleid niet op. Maar wel kwaliteit en duidelijkheid. Zeker in bedrijven met een centrale planning is roosterbeleid onmisbaar. Men merkt al snel dat het ook voor rust zorgt. En scheve blikken voorkomt. Want anders krijg je onherroepelijk wildgroei, met allerlei individuele wensen en afspraken. Ongeschreven regels kunnen verschillend geïnterpreteerd worden. Net hoe het iemand uitkomt.
Een roosterbeleid geeft houvast
Als het roosterbeleid op papier staat en voor iedereen helder is, geeft dat een duidelijk kader voor de roosterplanner. Een houvast. Het is ook handig om een korte samenvatting aan nieuwe medewerkers te geven. Samen met het arbeidscontract, eventueel het huishoudelijk reglement, een personeelshandboek en andere praktische informatie.
Pas op: natuurlijk kan je als planner of afdelingsmanager in bijzondere situaties besluiten af te wijken van de regels. Iedereen zal het snappen als dat gebeurt. Je hebt nu eenmaal met mensen te maken en er kan zich altijd iets onvoorziens en dringends voordoen. Maar als die oplossing past in de geest van het roosterbeleid, is het goed – en kan iedereen er ook uitstekend mee leven. Terwijl er voorheen wellicht commentaar op kwam.
Heb je je antwoord klaar?
Roosterplanners worden er blij van als het roosterbeleid zwart op wit staat. Medewerkers en management ook. Daarom is het voor ons vaste prik om dit onderwerp aan te kaarten.
Dus als we elkaar binnenkort voor het eerst ontmoeten, weet jij alvast wat onze eerste vraag zal zijn… Het zou tof (en verstandig) zijn om nu al over je antwoord na te denken. En weet: we denken graag met je mee. Maak vandaag nog een afspraak.
