Over uren die wél gewerkt zijn, maar niet goed worden verloond en waarom dat zelden aan mensen ligt, maar aan het tussengebied.
Gastblog van Michael Timmermans, directeur bij Planning to Succes.
Er is een moment in vrijwel iedere organisatie waarop planning, HR en payroll elkaar aankijken en denken: hoe kan dit nou weer? De uren zijn gewerkt. De dienst stond goed in het rooster. De CAO is bekend. En toch klopt de salarisstrook niet.
In mijn beginjaren als personeelsplanner zag ik het keer op keer gebeuren. Medewerkers meldden zich bij de planning met vragen over gemiste overuren, verkeerd verrekende verschoven diensten, feestdagen die nergens opdoken of meeruren die simpelweg verdwenen waren.
Van verwarring naar frustratie
Niet uit wantrouwen, aanvankelijk. Meer uit verwarring. Maar verwarring heeft de nare eigenschap snel over te gaan in frustratie.
Zodra het vertrouwen in een correcte verloning afneemt, verandert gedrag. Medewerkers gaan hun eigen uren bijhouden in Excel. Niet omdat ze dat leuk vinden, maar omdat ze het gevoel hebben dat ze zichzelf moeten beschermen.
Iedere maand opnieuw ontstaat hetzelfde ritueel: lijstjes, vergelijkingen, discussies. Niet alleen vervelend voor planning, HR of payroll, maar funest voor de organisatie als geheel.
Blijft dit voortduren, dan haken mensen af. Minder mensen betekent meer roosterdruk. Meer roosterdruk betekent meer mutaties. Meer mutaties betekent meer kans op fouten. En zo ontstaat een stille, maar stevige neerwaartse spiraal.
Niemand doet het verkeerd en dat is precies het probleem
Wat hier interessant wordt: niemand doet dit expres verkeerd. Integendeel. Iedereen werkt hard, binnen het eigen vakgebied, met de beste intenties.
En daar zit precies het probleem.
Veel organisaties schaffen een HR systeem in de cloud aan zonder expliciet na te denken over wie het systeem werkelijk begrijpt. Niet wie ermee kan werken, maar wie het kan dromen.
Hetzelfde gebeurt met planningssystemen. Ook daar is vaak niemand die zowel de logica, de rekenregels als de uitzonderingen volledig overziet.
Zelfs wanneer die twee experts er wél zijn, is het werk nog niet gedaan. Want het echte probleem zit niet in de systemen zelf, maar in het grijze gebied ertussen. De interfaces. De overdracht. De aannames.
- Welke velden gaan van planning naar HR en welke niet?
- Waar wordt het verlofsaldo berekend?
- Wat gebeurt er bij ziekte, contractwijzigingen, in- en uitdiensttreding?
- Hoe snel worden mutaties doorgezet?
- En bij een nieuwe cao: wat moet waar aangepast worden?
Dit zijn geen technische details. Dit zijn financiële knooppunten.
In theorie lossen implementatie consultants van HR en planningssoftware dit op. In de praktijk zie ik dat er vaak iets ontbreekt: een materiedeskundige vanuit de eigen organisatie die begrijpt hoe werk, regels en systemen elkaar raken.
Niet iemand erbij, maar iemand met mandaat, tijd en diepgang. Het financiële belang is enorm, maar blijft vaak onzichtbaar. Onbewust onbekwaam, noem ik dat. Begrijpelijk, dit domein is nu eenmaal weinig tastbaar, tot het fout gaat.
The man in the middle
De afgelopen jaren heb ik mij juist in dit tussengebied gespecialiseerd. Van de aanschaf van een planningsapplicatie tot het herinrichten van HR systemen en het opnieuw koppelen van interfaces.
In het bijzonder met ORTEC-WS in combinatie met HR platformen zoals SAP, SAP SuccessFactors, AFAS en ADP.
Steeds opnieuw blijkt: als niemand eigenaar is van het geheel, wordt iedereen eigenaar van het probleem.
Herken je als HR of Finance professional de maandelijkse hoofdpijn rondom verloningsvragen? En gebruiken jullie ORTEC WS als planningsapplicatie?
Dan zit de oplossing zelden in nog een controlelijst of nog een uitleg aan medewerkers. De oplossing zit in het serieus nemen van the man in the middle.
Bij Planning to Succes helpen we organisaties om dit grijze gebied inzichtelijk te maken, eigenaarschap te organiseren en de financiële rust terug te brengen. Niet door harder te werken, maar door slimmer te verbinden.
Soms is de grootste winst niet een nieuw systeem, maar eindelijk iemand die begrijpt hoe alles samenwerkt.
