Achterstanden inhalen
De nachtmerrie van ieder personeelsplanningsteam kwam een tijdje terug bij ons echt uit. Eén van onze planners werd voor een langere periode ziek. Terwijl we oprecht meeleefden met onze collega, hoopten we op een spoedig herstel of vervanging omdat de werkdruk bij de rest verdubbelde.
Iedereen was plotseling nodig om de dagelijkse werkzaamheden uit te voeren. De taken voor de langere termijnplanning bleven liggen. De deadlines van deze taken liggen expres verder weg omdat het veel werk betreft waar meer tijd voor nodig is. Als deze deadlines vervolgens dichterbij komen maar er onverwachts geen capaciteit meer is om aan te werken, dan stapelt het werk zich op. Kort gezegd; door de uitval van onze collega ontstond er bij de rest van het team een extra hoge werkdruk met onmogelijke deadlines en een grote administratieve achterstand. Om gillend gek van te worden. Als je even op deze link klikt dat weet je hoe dat klonk.
In het Nederlands zeggen we in zo’n situatie dat je achter de feiten aanloopt. In het Engels gebruiken ze de uitdrukking “Playing Catch-up” of te wel een inhaalslag maken. Sommige bronnen speculeren dat deze uitdrukking afkomstig is uit de sport en duidt op een team dat extreem sterker gaat spelen om de tegenspelers te overtreffen. Tijdens het huidige WK-voetbal bijvoorbeeld zie je favoriete teams uitvallen door fanatieke inhaalmanoeuvres van minder gekwalificeerde teams.
Maar welke inhaalmanoeuvres zou een personeelsplanningsteam kunnen gebruiken? Ik vertel je graag wat ons heeft geholpen.
- We zagen de achterstanden als een teamverantwoordelijkheid. “Just do it” was ook onze slogan. Blik op oneindig en typen maar. Planners zijn harde werkers en ook wij stroopten onze mouwen op. Zo bestelden we met elkaar een heerlijke avondmaaltijd om vervolgens langer door te werken. Met als pluspunt dat we nog hechter met elkaar zijn geworden.
- Met elkaar bepaalden we eerst hoe we de taken/planning wilden invullen en verdeelden deze onderling. Door repeterende taken achter elkaar uit te voeren, gaat het zowel sneller als met minder fouten.
- Daarbij keken we kritisch naar wat bij de planning hoorde en wat we als service voor collega’s deden. Door andere workload zoals extra-service te verlagen, ontstaat er ruimte om achterstanden weg te werken. Wij zetten bijvoorbeeld tijdelijk onze telefoons uit en communiceerden dat we tijdelijk enkel per mail bereikbaar waren. De rust op de afdeling die dit met zich meebracht, zorgde dat we ongestoord konden doorwerken en veel tijd bespaarden.
- Omdat het herstel van onze collega langer bleek te duren, hebben we een externe planexpert ingehuurd. Anders zou uiteindelijk ons hele team uitgevallen zijn en dat mag niet gebeuren. Deze planner adviseert hoe we de planning verder kunnen optimaliseren én ondersteunt gelijktijdig onze operationele planning. Mocht je hier geen financiële ruimte voor hebben, dan kan je als tijdelijk ondersteuning ook denken aan de hulp van een collega van een andere afdeling. Niet alle taken hoeven door een planner gedaan worden.
Inmiddels is de planning bij ons weer op orde, wat een enorme rust met zich meebrengt. We lopen nu zelfs vooruit. Om in sporttermen te blijven, voelen we ons als Sifan Hasan op de Olympische Spelen. Zij struikelde door botte pech maar stond op, herstelde zichzelf, zette een versnelling in, haalde vervolgens iedereen in en won alsnog GOUD op de 1500m. Een onvoorstelbare prestatie. Ook wij hebben ons niet laten verslaan en een onvoorstelbare prestatie geleverd die een gouden medaille verdient. In plaats van gillend gek, fluiten wij nu het Wilhelmus. Opnames zijn er niet maar je kan je vast wel voorstellen hoe vrolijk dat klinkt.
